Las tareas administrativas y el control de documentos

En el quehacer diario de cualquier entidad, la prioridad es llevar a cabo las tareas necesarias para cumplir con los objetivos que tiene planteados, sean estos producir, vender, prestar servicios o actividades de beneficio social. Sin embargo, también tiene que cumplir con la obligación de informar y rendir cuentas a los dueños, patronos, benefactores, gobierno o cualquier otra persona que tenga un interés válido en las actividades de la entidad.

Ya en artículos anteriores, hemos tocado estos temas, sin embargo, en vista de los tiempos que vivimos, en donde la forma de hacer las cosas está evolucionando hacia otro estado.

Aún cuando, desde hace una década, la tecnología ha hecho posible que la comunicación a distancia se equiparara a la comunicación presencial, su utilización no era muy difundida y solamente se aplicaba entre grandes empresas o personajes de alto nivel. Su costo era muy alto y los equipos poco accesibles.

Hoy en día, el incremento de las velocidades en la transferencia de datos, voz e imágenes a través de los servicios de redes públicas (la llamada internet), así como la disminución del costo de los sistemas y equipos de transmisión – recepción, ha hecho posible que cualquier empleado de cualquier empresa, cuando su trabajo no es físico que requiera su presencia, lo pueda llevar a cabo desde un equipo de cómputo relativamente económico desde su hogar u otro lugar en donde tenga acceso a una red de datos.
Esto, como lo estamos viviendo, ha cambiado el paradigma del trabajo, y ha generado que muchas personas se hayan percatado de que es posible hacer lo que hacían en la oficina, desde prácticamente cualquier lugar, sin tener que desplazarse y sin tanto papel.

Todo este nuevo proceso ha generado que las entidades tengan nuevos problemas que resolver en sus tareas administrativas, entre otros los siguientes:

  • • ¿Qué seguridad tiene la empresa de que su información está segura en los equipos que utiliza el personal?
  • • ¿Qué seguridad tiene la empresa de que su información está segura viajando por las redes públicas?
  • • ¿Cómo estar seguros si los procesos que se están llevando a cabo por el personal en sus domicilios o cualquier otro lugar son los adecuados?
  • • ¿Las tareas específicas se están llevando a cabo en el orden adecuado?
  • • ¿Cuál es la forma apropiada de documentar las autorizaciones?
  • • ¿Cómo estar seguros si el documento o proceso que está circulando es el correcto?
  • • ¿La información digital está siendo almacenada en un medio seguro y de fácil consulta y recuperación?

El pensar que por llevar a cabo las tareas en medios electrónicos garantiza que estas se lleven a cabo de manera correcta y precisa, es una ilusión. Las preguntas que arriba se mencionan y otras son una necesidad para que la administración de cualquier entidad tome las medidas adecuadas, como son:

  • Revisión y adecuación de los procedimientos y tareas a fin de que estén correctamente documentados y adecuados a la nueva circunstancia de trabajo remoto y electrónico.
  • • Adecuación de las políticas para que contemplen los procedimientos de control suficientes que aseguren que las tareas se llevan a cabo de acuerdo con las necesidades y lineamientos y que cumplan con los requisitos de protección, revisión, autorización, exactitud, integridad, etc.
  • • Establecimiento de sistemas que aseguren que las tareas y los procedimientos incluyendo las revisiones y autorizaciones, son ejecutados de acuerdo con la metodología y orden establecidos, y que todos ellos dejen huella de haber sido cumplidos.
  • • Establecimiento de sistemas de seguridad que permitan un flujo protegido de la información a través de redes públicas que prevenga la pérdida, el robo o la desviación de la información.
  • • Establecimiento de sistemas de almacenamiento, resguardo y protección de la información que es generada, y comunicada por el personal independientemente de el lugar donde trabajen o que herramientas de captura, procesamiento y generación de la información estén utilizando.
  • • Homologación de documentos y plantillas (formatos) a ser utilizados en tareas repetitivas o similares.
  • • Establecimiento de políticas y sistemas de revisión y autorización que permitan dejar la huella de dichos procedimientos y que aseguren que todas las tareas están adecuadamente controladas y autorizadas.

Hoy en día existen muchas herramientas que permiten logar todo lo anterior, pero es necesario que la administración de las entidades se asegure que están apropiadamente implementadas.