Procesos digitales empresariales, autoridad y responsabilidad

En un ambiente de negocios en constante evolución, es importante recordar que la administración es el arte de planear, organizar, dirigir y controlar los recursos, siendo estos humanos, materiales y financieros con los que cuenta cualquier entidad para lograr sus objetivos.

Hoy hablamos de comercio digital y de sistemas automatizados de planeación, producción y reporteo dentro de la empresa; sin embargo, el elemento humano sigue estando presente en todos los procesos, ya sea en la definición, control, operación, análisis e interpretación de los resultados.

Uno de los principios básicos de administración en cualquier tipo de organización es que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte. Esto quiere decir que los niveles superiores delegan la autoridad para llevar a cabo las tareas y la toma de decisiones en la organización; sin embargo, asumen la responsabilidad de la adecuada ejecución de dichas tareas y tomas de decisión conjuntamente con aquellas personas a las que se ha delegado la tarea.

En un mundo en donde la automatización digital está cubriendo cada vez más campos del quehacer humano, es difícil dar seguimiento a todas las tareas que tienen que ser llevadas a cabo, y es fácil que los individuos evadan las responsabilidades, culpando a los sistemas automatizados de ejecución o de información.

De ahí que los fraudes informáticos a través de todas sus formas hayan proliferado. Desde el robo de dinero vía fraude informático, pasando por la alteración de datos hasta el secuestro de información o el robo de identidad. El chantaje por parte de aquellas personas o grupos que se dedican a penetrar los sistemas de las organizaciones (hackers) y encriptar o vaciar la información de estas se ha hecho de nombre propio en fechas recientes, desde grandes empresas hasta gobiernos han sido víctimas de dichos ataques.

Por otro lado, existen riesgos de distorsión o pérdida de información en las entidades debido a descuido o mala intención por parte de algún o algunos miembros de la organización, por venganza o corrupción. Desde la contaminación de los sistemas con virus o cualquier otro tipo de programa dañino, hasta el borrado de información, la mayoría de las veces por políticas y protocolos de acceso pobres e insuficientes.

Es fácil en la administración de las entidades culpar a los hackers o a otros elementos internos o externos de los sistemas automatizados y de la organización; sin embargo, cuando algo sale mal hay responsabilidades internas que tienen que ser identificadas y sancionadas, pero sobre todo corregidas. No sirve de nada sancionar a un miembro de la organización cuando algo sale mal, si no viene acompañado de la implementación de todas las medidas de prevención necesarias para que el evento, sea de la naturaleza que sea, no vuelva a ocurrir.

Dentro de las medidas correctivas tiene que venir la revisión y adecuación de las responsabilidades de cada uno de los niveles y puestos involucrados en el evento, con objeto de que haya una concientización en todos los individuos involucrados respecto de los riesgos y sus responsabilidades en los mismos.

También, dentro de los procesos administrativos, deberá haber protocolos de revisión de nuevos riesgos o amenazas, ya que como comentamos al inicio de este artículo, la velocidad con que evolucionan los sistemas y las amenazas a estos es muy grande.

La administración de las empresas deberán establecer todas aquellas políticas, procedimientos y protocolos que aseguren que la empresa tiene todas las defensas internas y externas que protejan la continuidad de su operación y los recursos de las mismas.