Una nueva estructura organizacional para los nuevos tiempos

Ahora que, derivado de los efectos económicos de la pandemia, todas las empresas están en un proceso de revisión de su viabilidad y estructura, es importante que exista una clara conciencia de el objetivo de las entidades y cuál es la mejor estructura organizacional para lograr esos objetivos.

Como contador público independiente, estoy en la posibilidad de recibir comentarios de los diferentes niveles de las organizaciones de clientes y amigos, en cuanto a lo que está sucediendo dentro de cada una de ellas. Dependiendo de la posición y nivel de cada persona, las opiniones varían y sus efectos son medidos de diferente manera. El dueño y el administrador de cualquier entidad, tiene la prioridad de mantener un nivel aceptable de productividad de la misma. Así hacia abajo, los diferentes niveles tendrán diferentes perspectivas respecto a las prioridades de la organización, mientras más bajo sea el nivel, estas serán sobre pasadas por las prioridades personales, como son mantener un nivel aceptable de ingresos y asegurar la continuidad del empleo.

En algunos casos, la administración simplemente solicita a cada una de las cabezas de área que reduzca sus costos en el porcentaje deseado; en otros casos se solicita que cada área contribuya al plan de reducción de costos bajando su plantilla en un número definido de personas. En cualquiera de las dos alternativas anteriores, se pierde de vista el objetivo primordial de cada área y función. Al hacer una reducción de esa forma, se está reconociendo implícitamente que de origen todos esos costos o personas salían sobrando, pero como había exceso de recursos, a la administración no le importaba hacer ese dispendio.

En el momento en que la administración de cualquier entidad toma la decisión de reducir costos y personal para hacer más productiva a la entidad, debe tener en cuenta varios factores que son relevantes para la correcta marcha de esta. Lo primero que tiene que analizar es si existe alguna modificación en los objetivos, misión y visión de la entidad, ya que la estructura organizacional está definida en función a esos objetivos.

Una vez planteado eso, en función a esos principios básicos de la entidad, tendrá que determinar la forma en que cada uno de los componentes de la estructura organizacional aporta al cumplimiento de sus objetivos primordiales. Este análisis lo tendrá que llevar a cabo de lo general a lo particular, bajando de nivel en cada uno de sus pasos. Implica hacer una revisión objetiva de las funciones y tareas de cada área o componente de la entidad. Con este análisis se identifican todas aquellas áreas esenciales para el cumplimiento del objetivo de la entidad.

Como consecuencia de lo mencionado en el párrafo anterior, puede la entidad determinar todas aquellas áreas que, por ser consideradas no esenciales en el cumplimiento de los objetivos fundamentales de la entidad, sus tareas primordiales pueden ser reasignadas, fusionadas o subcontratadas con terceros dedicados a esto, de tal manera que, sin perjudicar la operación y el cumplimiento de los objetivos y misión de la entidad, signifiquen un ahorro o aumento en la productividad. En esta categoría pueden entrar algunas áreas de corte administrativo como pueden ser recursos humanos y contabilidad, o de servicios como pueden ser el mantenimiento o la limpieza.

También derivado del análisis, la administración puede identificar áreas de oportunidad de incremento de eficiencia y eficacia en la operación todas las áreas, de tal manera que se puedan lograr mejores resultados con los mismos recursos o reasignando recursos de acuerdo con aquellas necesidades identificadas.

En todas áreas se tiene que hacer un análisis por cada uno de los puestos o funciones de tal manera que se vaya identificando la manera en que cada individuo que participa en la organización contribuye al cumplimiento de los objetivos