Trae certificación en calidad transparencia a notarías

Foto EE: Miguel Blancarte

Proporcionar certeza jurídica y transparencia en los procesos administrativos que involucran trámites de los clientes, fueron los objetivos que llevaron a la Notaria Pública Número 30 a certificarse en ISO-9000:2008, lo que la ubica como la primera en Querétaro en obtener este aval en calidad internacional.

En México, sólo cinco notarías públicas tienen esta certificación, afirma en entrevista Iván Lomelí Avendaño, titular de la notaría queretana. Destaca que es importante que la innovación se incorpore a sus sistemas de trabajo, a fin de incrementar la cartera de clientes.

La certificación ISO 9000 es un conjunto de normas de calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO) y se aplica a cualquier tipo de sociedad orientada a la producción de bienes o servicios. El ISO especifica la forma en cómo una organización debe operar sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio.

Como resultado de este proceso, el especialista prevé un crecimiento sostenido de 20% en trámites de escrituras para los cinco años siguientes, por ello, ya anticipa la recertificación de su empresa para el 2016.

“Someternos a la certificación implicó crear un manual muy particular que contienen 38 apartados, además de un trabajo arduo, debido a los servicios tan específicos que ofrecemos, como la creación de un sistema de control de respuesta y tiempo con base en los procesos establecidos para gestionar una escritura”, expuso.

La certificación fue otorgada por la empresa suiza CIGE y, si bien ha traído múltiples beneficios al equipo de Iván Lomelí, éste ya contaba con un trabajo sistemático para sus procesos logísticos y administrativos en áreas como bancos, Infonavit, Fovissste, condominios y fraccionamientos, corporativos y particulares.

La notaría estableció un área de control de calidad y creó otras herramientas como una plataforma intranet para monitorear los procesos internos. Ésta informa a detalle las fases de un proceso notarial y detecta el flujo de respuesta.

Para una notaría, no contar con esta información implica perderse en las fases del proceso, con consecuencias negativas como la suspensión de Infonavit, sanciones por parte de los bancos y pagos de recargos en diversas instancias administrativas, entre otras, subraya el entrevistado.

Esta plataforma creada a partir del ISO-9000 permite a los clientes conocer la fase del proceso en que se encuentra su trámite. Cuando el proceso ha concluido reciben una notificación vía correo electrónico, explica Lomelí Avendaño.

La efectividad de la gestión de calidad y mejora de sus procedimientos internos trajo como resultado un crecimiento de la fuerza laboral a 132 empleados, de los cuales 40% son profesionistas de la abogacía.

EL PERSONAL, FACTOR CLAVE

Ivan Lomelí Avendaño afirma que, para la certificación, fue factor clave la participación activa del equipo de trabajo. Éste tuvo que asimilar nuevo estilo de organización basado en definir el perfil del puesto, el orden, la disciplina y el cuidado en los procesos que desempeña cada uno.

“Formo parte de un gran equipo de trabajo y estoy convencido que la colaboración es factor muy importante para el logro de objetivos trazados. Nuestro compromiso es ser eficientes, todos y cada uno de los que laboramos en la empresa, y esta certificación nos llevó a cambios muy positivos”, expresa.

Finalmente, el notario sostiene que su filosofía es dar un servicio de excelencia a sus clientes.

“Sabemos que a nivel internacional una de cada 1,000 empresas está certificada, por lo que nos enorgullece esta distinción internacional, que fue motivada para dar un mejor servicio a los clientes que depositan su confianza en nosotros”.

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CRÉDITO: 
Edna Herrera / Enviada