4 reglas para tener una cultura de teletrabajo en tu pyme

La tecnología es clave para tener una adecuada gestión. Foto: Especial

Trabajar en oficina ocho o nueve horas seguidas, sentado siempre frente a la computadora y con una hora para checar tanto entrada como salida, ya es un modelo del pasado, que hasta febrero de 2020 funcionaba en las empresas mexicana, pero que cambió con la entrada de la pandemia un mes después, que obligó a las empresas a implementar el trabajo remoto, un proceso sencillo para algunas pero con muchos obstáculos para otras.

A casi año y medio del confinamiento, las empresas han trabajado en adaptarse adecuadamente a esta nueva modalidad, que si bien ya estaba presente an algunas organizaciones, la mayoría carecía de ello, lo que ha generado problemas como en la forma de trabajar, los horarios nuevos, el equipo a utilizar para ejecutar las labores, la comunicación, entre otros. Estos inconvenientes, ahora se han vuelto aprendizajes para ejecutar una mejor cultura posible, pero ¿cómo?

Verónica Peña Corona, directora de Soluciones de Colaboración, Comunicaciones, Seguridad y Surface en Microsoft México, explica que lo primero es entender que el teletrabajo es una forma de organización laboral que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestaciones de servicios a terceros sin que se requiera la presencia física del trabajador en un lugar específico, que ocupe ocupando como soporte las tecnologías de comunicación e información.

“El teletrabajo se trata de trabajar desde dónde quieras y en el dispositivo que quieras, no solo es en casa. Por la pandemia no hubo de otra, pero se trata de estar donde más se prefiera, tener un espacio propio”, expuso durante un webinar moderado por el director general editorial de El Economista, Luis Miguel González.

Los elementos

Peña detalló que aunque la modalidad no es nueva, fue durante la pandemia que el interés creció y se observaron los beneficios del mismo, por lo que muchas empresas consideran dejarlo de forma permanente o creando un modelo híbrido, pero para que funcione, hay que crear una adecuada política que incluya tres elementos: organizacionales, jurídicos y tecnológicos.

Del lado de los organizacionales, se trata de crear mecánicas de trabajo que se originen por acuerdos y planear la nueva forma de trabajo. En el jurídico, cumplir con las obligaciones estipuladas por la ley y que la empresa mantenía con sus colaboradores.

Al hablar del ámbito tecnológico, hay que partir de la seguridad de la empresa, que se cuente con lo necesario para estar seguro trabajando desde casa, que toda la información esté bien protegida.

Asimismo, que la tecnología permita seguir siendo productivo incluso más, y que permita mantener una adecuada comunicación y colaboración, que por estar en casa no se pierda la calidad de comunicarse con los jefes, compañeros, entre otros.

Para lograr una buen implementación tecnológica, señala algunos puntos a seguir, siendo el primero tener equipos de cómputo adecuados y diseñados para trabajar en casa, por ejemplo diadema, mouse y cámara.

Segundo, es la instalación y mantenimiento de las soluciones. Como empresa se debe tener la capacidad de proporcionar todo el equipo de cómputo con todas las herramientas necesarias para hacer su trabajo, que se programen fechas de mantenimiento y actualización.

“Lo que hemos visto en los últimos meses es que los ciber ataques han ido en aumento, no solo en cantidad, sino en la sofisticación de los mismos, por lo que es importante que las empresas e instituciones destinen estrategias de ciberseguridad. Esto no es para grandes empresas, es para las empresas de todo tamaño. Todas las empresas deben tener una estrategia tomando en cuenta aplicaciones en la nube y las instaladas en el equipo”, resaltó Peña.

El tercer punto es tener capacitaciones para que los empleados entiendan cómo usar las herramientas para generar el impacto que se espera.

El cuarto es establecer el derecho a la intimidad, que aun en el teletrabajo se tiene el derecho a mantener su privacidad. Para esto, se pueden fijar horarios y bloquear horas como el desayuno, atención necesaria en casa, las horas de la comida, entre otras. Se requiere de acuerdos entre todos y también aprender a decir “no”.

Este punto se suma a la preocupación encontrada en el primer índice anual de tendencias laborales, elaborado por Microsoft, en donde se plasma que 34% de los trabajadores mexicanos se sienten con exceso de trabajo, 28% están agotados y 24% sienten que a su empresa no le importa el equilibrio entre su vida personal y laboral.

“El punto en dónde dejamos de ser productivos es cuando somos parte del 28%, cuando nos agotamos, cuando estoy ante la computadora, pero estoy tan cansado que ya no pongo atención, no soy productivo, respondo un mail y no sé ni que respondí, es ahí cuando pasamos esa barrera. Hay que tener, como empresa y como trabajador, límites y una cultura alrededor del teletrabajo para que realmente saquemos lo mejor”.

El problema es que se sigue teniendo la idea que como las personas están en casa, se puede buscar a la hora que sea, no se respetan los horarios que antes de la pandemia se tenían e incluso se interrumpen los fines de semana. “Eso ya no es ser productivo, provoca un agotamiento, el cerebro se cansa”.

Pymes digitales

Gastón Oliver, director de pequeña y mediana empresa de Microsoft México, manifestó que estas políticas no son exclusivas de empresas grandes, sino que es algo necesario en todas, sobre todo las pymes que son fundamentales para el ofis, ya que generan 72% del empleo y 52% del PIB.

Mencionó que la buena noticia es que están comprendiendo la importancia de tener una evolución, sobre todo tecnológica y muestra de ello es que ocho de cada 10 pymes en el país, han incorporado tecnologías a sus procesos internos y han generado una continuidad operativa que les permite, por ejemplo, mantener el contacto con sus clientes, colaboradores internos, entre otros procesos.

Para ayudarles a lograr su misión, en febrero de 2020, Microsoft creó el programa Pymes digitales, que consta de cinco pasos:

  1. Autodiagnóstico para saber como están que puede llevar de cinco a 10 minutos saberlo. Si la empresa es más robusta, puede demorar un par de semanas
  2. Catálogo de soluciones tecnológicas como de contabilidad, puntos de venta, estrategias de comercialización digital y que ayuden a generar el desarrollo de competencias de una compañía
  3. Financiamiento para los problemas de liquidez y para la implementación de tecnología, lo que realizan en alianza con Credijusto, Uniclick y BBVA
  4. Capacitación y desarrollo técnico porque el desarrollo de habilidades de la gente depende de la capacitación
  5. Compañías nativas digitalmente. Se busca que surjan más por lo que se refuerza el acercamiento entre la empresa y aquellos que nacen.

“Estamos tratando de que la compañías y los bancos permitan que las pymes puedan financiar no solo la adquisición de la tecnología, sino la implementación, uso y forma inmediata de la tecnología”, finalizó Oliver.

CRÉDITO: 
Elizabeth López Argueta / El Empresario