¿Tus colaboradores vuelven a la oficina? 12 pasos para recibirlos

Recibe a tus colaboradores de forma segura y cómoda. Foto: Especial

Desde hace unos meses, algunas oficinas retomaron las actividades en presencial, lo que puede continuar en las siguientes semanas. Para ello, es necesario que las empresas se preparen adecuadamente, implementando protocolos de protección y tomando otras medidas, pero ¿cuáles?

Kasey García, Southwest Region Lead, Workplace de CBRE Américas, experta en el desarrollo e implementación de estrategias en el lugar de trabajo para compañías de tecnología emergentes, firmas de servicios legales y financieras en Estados Unidos, explica que es probable que las empresas experimenten por un tiempo cómo volver a adaptarse a sus lugares de trabajo y qué podría funcionar a futuro y qué se debe ajustar, por lo que pueden entrar en confusión en primera instancia.

Con el objetivo de tener un regreso más seguro y productivo, García enlista 12 acciones que las organizaciones deben trabajar para recibir a sus colaboradores de la mejor manera.

1.- Revisar la calidad de aire en interiores

Datos de la Agencia Ambiental de Estados Unidos, revelan que los niveles de contaminantes en interiores pueden ser hasta cinco veces más altos que los niveles de contaminantes en exteriores y se han clasificado entre los principales riesgos ambientales para el público, por lo que es importante revisar si hay filtraciones, el nivel de humedad y que la ventilación sea adecuada.

“Uno de los puntos clave es la revisión de las ventilaciones y los aires acondicionados de las oficinas, muchos espacios no cuentan con la ventilación adecuada o un sistema de renovación de aire, siendo un riesgo alto por que, en caso de un virus, éste va a quedar recirculando en el sistema”, señala Oliver Jaimes, Director de Project Management de CBRE México.

2- Depurar contaminación acústica

Las distracciones acústicas son una de las principales causas de insatisfacción de los ocupantes en entornos de oficinas comerciales, y los estudios muestran que el ruido de la oficina puede reducir la productividad y el bienestar.

El control de las distracciones e interrupciones se puede lograr proporcionando un equilibrio de espacio abierto y cerrado para todos los empleados y centrándose en el plan “ABC” de la atenuación del ruido.

La “A” es para "absorber", utilizando materiales que reducen la reverberación del sonido, la “B” de "bloque" es para programar el diseño de un plano para crear barreras de sonido que eviten el efecto de las cabinas, y la "C" para "cubrir", e implementar sistemas de enmascaramiento de sonido.

3.- Temperatura ambiental

Las oficinas muy calientes o frías son a menudo la queja número uno recibida por gerentes de edificios. De acuerdo con CBRE, la temperatura se correlaciona con la productividad del empleado. En un estudio reciente del laboratorio Lawrence Berkeley National, los investigadores encontraron hasta un 10% de reducción relativa en el rendimiento, cuando la temperatura cae fuera del rango óptimo.

4.- La iluminación

Se ha demostrado que el acceso a la luz natural y las vistas de la naturaleza en las oficinas, reducen los niveles de cortisol, contribuye a un mayor estado de alerta durante todo el día y fomenta hábitos de sueño más saludables.

Los propietarios de los lugares de trabajo deben considerar cómo controlar la intensidad, la temperatura del color, y el estímulo de la iluminación interior a través de sistemas de iluminación circadianos.

5.- Uso de materiales sostenibles

Seleccionar materiales responsables y sostenibles para las oficinas, no solo protege el medio ambiente, sino que también protege a los ocupantes de productos químicos nocivos, como compuestos orgánicos volátiles y una variedad de problemas de salud asociados, como irritación y dolores de cabeza, daño hepático y renal e incluso cáncer.

Algunos materiales como el cobre tienen propiedades antimicrobianas que pueden mitigar la propagación de gérmenes y enfermedades en contacto con superficies, tales como: accesorios para los baños y manijas de puertas.

6.- Implementa programas de meditación

Los estudios sugieren que las prácticas basadas en la “atención plena” pueden mejorar la salud de los trabajadores y reducir los costos de los empleadores, al mejorar el efecto negativo del estrés en la salud de estos.

También funciona muy bien los recordatorios a los empleados para que mantengan hábitos saludables mientras navegan por sus ocupados horarios de trabajo. Las comunicaciones activas de la empresa, como la promoción de opciones de alimentos saludables, la actividad física y los recordatorios de la constante lavada de manos.

7.- La seguridad

Las emergencias y los eventos diarios inusuales pueden ocurrir en cualquier momento y las empresas de alto rendimiento están haciendo de la salud y la seguridad de sus entornos de trabajo, una misión de máxima prioridad.

Asegúrese de que el edificio proporcione medidas de seguridad como iluminación segura, personal de primeros auxilios certificado, acceso a primeros auxilios y contar con un plan de preparación para emergencias que esté claramente comunicado.

8.- Ofrece alimentos sanos

Colocar alimentos saludables en lugares destacados, subsidiar los alimentos saludables y hacer que las opciones saludables sean la opción predeterminada (es decir, ensalada como acompañamiento estándar en lugar de papas a la francesa) son todos ejemplos para que los empleados tomen mejores decisiones.

9.- No olvides tener agua

El acceso a agua potable de calidad, disponible en todo el espacio y libre de contaminantes dañinos, es crucial para la salud y el bienestar de los ocupantes. Las personas que beben menos de 4 tazas de agua al día tienen menos probabilidades de consumir frutas o verduras o de cumplir con los objetivos de actividad semanal recomendados.

Los lugares de trabajo pueden ayudar a los empleados a alcanzar las 4 a 6 tazas de agua recomendadas por día. Hacer que la experiencia sea más agradable al ofrecer una variedad de opciones, como agua con gas o una selección rotativa de agua de frutas frescas en las áreas comunes, puede ayudar a fomentar el consumo de agua.

10.- Promueve la socialización

La conexión es clave para el bienestar de los empleados y se ha demostrado que el apoyo social protege a las personas del agotamiento.

Ofrece oportunidades para conectarse con colegas y establecer y mantener relaciones positivas a través de cafés comunitarios, áreas de descanso y actividades que promuevan la colaboración.

11.- Haz tu modelo de trabajo más flexible

Investigaciones recientes muestran que tener un alto sentido de control interno del trabajo, genera resiliencia en los empleados. Los empleadores pueden apoyar esto capacitando a los empleados para que equilibren el trabajo y la vida, así como diseñando una variedad de espacios de trabajo para satisfacer sus necesidades individuales o basadas en tareas.

Los empleados con autonomía en el lugar de trabajo pueden controlar cuándo, dónde y cómo trabajan. Esta sensación de control puede reducir el agotamiento de los empleados y mejorar la satisfacción laboral.

12.- Cambia el diseño

Las estrategias de diseño activo son características que promueven la actividad física para los ocupantes y visitantes, como escaleras internas y escritorios de altura ajustable.

Dos minutos de subir escaleras al día, queman suficientes calorías que compensan el aumento de peso anual promedio en más de 1 kilo por año y las estaciones de trabajo ergonómicas y ajustables pueden ayudar a mejorar la postura y reducir el dolor musculoesquelético.

Los ocupantes también deben considerar las características al aire libre de su lugar de trabajo. Las mejoras en la experiencia de los peatones, como árboles en la calle y asientos en la entrada, favorecen la accesibilidad para los peatones.

CRÉDITO: 
Elizabeth López Argueta / El Empresario