Época de planear y presupuestar

Ya hemos hablado en artículos anteriores respecto a la necesidad que tiene la administración de las entidades de planear y presupuestar para fijar metas y objetivos, pero sobre todo para controlar los eventos futuros y que no haya sorpresas no previstas.

Normalmente la administración, dependiendo de las prioridades que le fijen sus órganos de gobierno de la entidad, buscará que haya una estabilidad en la generación de los ingresos y que los egresos estén dentro de los márgenes que permitan reportar un rendimiento adecuado, en el caso de empresas, o los resultados deseados. Sin embargo, los dueños de las empresas y todos aquellos que tienen intereses económicos en ella, quieren que la empresa prospere y genere más empleos, compras a proveedores, pagos de impuestos (por supuesto) y ganancia para los dueños.

Para efectos de lo anterior, la administración de la empresa debe diseñar y proponer estrategias de corto, mediano y largo plazo para cumplir con las expectativas mencionadas en el párrafo anterior. Normalmente empieza por las de largo plazo, donde se definen objetivos y metas de crecimiento y evolución que permitan tener una posición en su mercado que asegure esas metas.

El proceso de planeación es un proceso largo que implica normalmente, partiendo de la planeación estratégica, la elaboración de procesos de investigación, diseño de estrategias de mercadotecnia, de producción y de distribución, que no son consecuencia de ocurrencias momentáneas, sino de meses y años de preparación.

La planeación estratégica determinará los lineamientos generales de esas metas y objetivos, es decir, la administración propondrá a su órgano de gobierno, cómo y en que posición ve a la empresa en el futuro, qué productos y/o servicios ofrecerá al mercado y qué posición en el mismo se espera tener a largo plazo.

Basado en lo anterior, se determina qué productos o servicios se van a ofrecer y cómo los va a desarrollar la empresa, desde el desarrollo de tecnología, pasando por la adquisición de la misma y aterrizando en la determinación de los diseños, los insumos y las fuentes de materia prima que son requeridos. Esto conlleva a determinar la inversión que se requiere en el desarrollo y las fuentes de financiamiento de dicha inversión.

Conforme los proyectos van siendo desarrollados e implementados, la administración pasa a la etapa de posicionamiento en el mercado. Para esto, tiene que llevar a cabo los estudios mercadológicos para determinar la mejor manera de dar a conocer el producto y/o servicios, y que los potenciales consumidores, lo conozcan y lo consideren para satisfacer sus necesidades. Este proceso implica determinar el tamaño del mercado y la participación que se quiere alcanzar dentro del mismo.

En este momento, la administración puede decidir la capacidad de producción a desarrollar y en qué medida será incrementada año con año para lograr los objetivos.

El siguiente paso es desarrollar los presupuestos anuales tomando en consideración los productos y/o servicios que tiene a disposición de sus consumidores, los resultados alcanzados previamente, y aquellas correcciones que tenga que llevar a cabo para mejorarlos, también debe tomar en cuenta las previsiones del crecimiento económico que reportan tanto los órganos oficiales del gobierno como aquellos de las instituciones que publican análisis económicos serios.

A partir de eso genera las proyecciones de ventas que podrán ser conservadoras o agresivas, de acuerdo al carácter y estilo de la administración, para terminar en decidir los egresos necesarios.

Una vez que se tienen los presupuestos, el órgano de gobierno procede a autorizarlos, en su caso proponer ajustes, para que la administración lo ponga en marcha.

Después es responsabilidad de la administración vigilar su cumplimiento y verificar las causas de las desviaciones para tomar medidas correctivas.