Cuándo evaluar la productividad en la adopción de nuevas tecnologías de RH

Hoy en día continúa siendo un reto para los directores de las áreas de Recursos Humanos demostrar los beneficios que las soluciones tecnológicas aportan a las organizaciones, así como identificar a partir de qué fase de la adopción de la nueva tecnología se debe comenzar a medir en términos de productividad.

Por una parte, es necesario invertir en rediseñar procesos y en generar compromiso en los usuarios, de una manera apropiada y en el momento adecuado, y por otra, se debe evitar pretender obtener un índice de productividad en fases demasiado tempranas, para poder obtener los múltiples beneficios que supone contar con herramientas tecnológicas en una empresa.

Demostrar la productividad de la tecnología empresarial siempre ha sido un tema que ha suscitado controversia. La productividad es una medida económica que calcula cuántos bienes y servicios se han producido por cada factor utilizado (trabajador, capital, tiempo, costos, etc.) durante un periodo determinado. Teniendo esto en cuenta, la fórmula para calcular la productividad es el cociente entre producción obtenida y recursos utilizados. Aplicado a los sistemas de software empresarial, la productividad se define concretamente como “la medida económica fundamental de la contribución de una tecnología”.

En la adopción de cualquier nueva tecnología podemos encontrarnos con tres fases básicas, que nos permitirán entender en qué momento se encuentra el usuario en la utilización de la misma y también cuándo debemos comenzar a medir en términos de productividad, las cuales son: fase de proyecto, en la que se implanta la tecnología en la organización y que va de los primeros 3 a 12 meses; fase de primer uso del sistema, durante la cual los usuarios mantienen un primer contacto con el nuevo software en el primer año; y la fase de uso continuado, en la que los usuarios ya han interiorizado el uso de la tecnología y la utilizan con normalidad, a partir del segundo año en adelante.

Aunque la aceptación inicial de una tecnología es un paso muy importante para el éxito de cualquier adopción de un software, la viabilidad a largo plazo dependerá del éxito en la continuidad de su uso, es decir, en la Fase de uso continuado. Una vez asumida la importancia de esta tercera fase, éste será el momento adecuado para invertir en recursos que nos faciliten el cambio de los procesos y la fidelización de los usuarios. También, es a partir de esta fase que se deberá comenzar a medir la productividad

Es en la fase de uso continuado donde deberá aplicarse el cambio en los procesos o decidir dónde habrá que focalizar los esfuerzos para motivar y satisfacer a los usuarios. Si se hacen ambas cosas, será posible realizar una medición de la productividad satisfactoria. Está demostrado que para que cualquier implantación de un software sea exitosa, debe ir acompañada de un cambio en los procesos de trabajo. Si se mantienen los antiguos procesos con el nuevo sistema, es probable que a largo plazo esta implantación fracase.

El cambio de procesos es necesario para generar productividad. La puesta en marcha de estas tecnologías debe de ir precedida por un proceso riguroso de evaluación y por un rediseño interno de los procesos. Es en esta fase dónde debemos trabajar en la retención de los usuarios para que estos continúen utilizando la solución.

Es imprescindible llevar una planificación que implique un Business Process Improvement (BPI), metodología de planificación estratégica dirigida a identificar tanto las operaciones como las habilidades del empleado que puedan ser mejoradas para hacer que los procedimientos sean más fluidos, los flujos de trabajo más eficientes y generar un crecimiento del negocio.

El objetivo es dar respuesta a las demandas de los clientes y a los objetivos del negocio de manera más efectiva. La principal diferencia con la gestión del cambio radica en que mientras que ésta se lleva a cabo mediante pasos incrementales, el BPI supone una transformación drástica en la manera de operar de la organización, ya que el BPI aborda las causas de las deficiencias de los procesos o sistemas para armonizar las metas de TI y las del negocio.

*El autor: Maribel Cano LATAM Marketing & Communications Manager Cegid, en América Latina Meta4 A Cegid Company, empresa líder de soluciones tecnológicas en la nube para la gestión de Recursos Humanos.