Entrene a su organización usando Administración por Procesos

A usted le resultará familiar la forma de entrenar en cualquier disciplina: correr, nadar, tocar un instrumento, jugar futbol, un conjunto musical o un grupo de danza. Todas las disciplinas requieren de un constante entrenamiento y aprendizaje para lograr su dominio.

¿Ha pensado que su organización puede ser observada como una disciplina colectiva? Existen acciones centrales que persiguen una finalidad económica. Como en disciplinas competitivas, estas acciones involucran las realizadas por el equipo propio, como por los otros equipos. No todas están bajo nuestro control, sin embargo, es lo que determina una una posición competitiva, del equipo, o de la empresa.

Llamo a éstas intercambio de acciones en la cadena operativa. La competitividad está relacionada a la capacidad que tiene una organización de lograr diferentes niveles de madurez, desde sus primeras etapas donde la operación es errática, sin límites claros, donde requerimos generar orden y definición, donde sabemos realizar nuestros procesos para proponer soluciones, cumplir órdenes, además de la forma como logramos que el cliente nos solicite, nos acepte y nos pague el producto, hasta que somos competitivos y posteriormente referencia como una organización líder.

La Administración por Procesos es una disciplina para dirigir a las organizaciones a a este fin, y debe ser utilizada con la inteligencia con la que un entrenador evoluciona a un equipo: A partir del logro estratégico de su cadena operativa, y con la capacidad para diseñar y seguir un plan de entrenamiento o estrategia.

  • 1. El origen es la estrategia

La Administración por Procesos parte de clasificar y relacionar todas las actividades de la organización de acuerdo a su finalidad. A partir de la cadena operativa, se justifican las demás acciones y su medición. Evite el error de partir de las actividades hacia la finalidad.

  • 2. Los Mapas son una Herramienta, no una disciplina.

La Administración por Procesos no es hacer representaciones gráficas de los procesos, diagramas de flujo ni hacer instrucciones de todas las operaciones. Estas son herramientas que pueden convertirse en una carga burocrática si el empresario las aplica sin saber que espera lograr. Evalúe primero sus requerimientos: ¿Qué espera obtener de una diagramación?

  • 3. No quiera mejorar todo en todas las direcciones, sino evolucionar

La Mejora Continua proviene de procesos de manufactura, donde es relativamente fácil identificar la dirección de mejora de un proceso. Sin embargo, el buscar mejoras aisladas puede desenfocar la organización. Por un lado, no siempre la dirección de mejora es reducir costos. Por el otro, cada acción de mejora consume recursos. Enfoque e integre sus esfuerzos en la evolución, no en mejoras aisladas.

El autor es consultor académico especializado y director general de The Business Performance Institute, despacho de consultoría especializada en diseñar la Prospectiva Estratégica, Evaluación del Desempeño Organizacional y la Gestión de Procesos de Negocio en organizaciones gubernamentales y públicas, a nivel nacional e internacional.