Oficinas virtuales, lugar para las pymes

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Su costo es 90% menor al de mantener un lugar tradicional

Utilizar oficinas virtuales ayuda a los dueños de pequeñas o medianas empresas a reducir entre 70 y 90% sus costos administrativos. Lo anterior permite a dichos negocios utilizar ese dinero para desarrollar una campaña de marketing con el fin de captar más clientes o usarlo para la mejora de sus productos y servicios, en lugar de destinarlo a la renta de un local o al pago de nómina de personal innecesario.

“Las oficinas virtuales son una evolución de las oficinas tradicionales, con servicios especialmente diseñados para los empresarios, pues les ofrecen instalaciones totalmente equipadas para sus operaciones, evitándoles así los costos y la inversión de tiempo en el acondicionamiento de un espacio”, explicó José Luis Chávez Barrañón, director general de City Office.

La renta de estos espacios de trabajo tiene un costo entre 900 y 1,500 pesos mensuales que incluye: la recepción y envío de correspondencia, paquetería y llamadas; asignación de un número de un teléfono local; personal bilingüe para la atención a clientes, así como acceso a oficinas y salas de reuniones.
Además, permite a los empresarios tener presencia en direcciones comerciales ubicadas en avenidas principales, como Reforma e Insurgentes, en la ciudad de México.

El mito de los espacios virtuales

De acuerdo con Mónica Cerda, directora general de Regus en México, algunos de los servicios que ofrecen las oficinas virtuales, como la recepción de correspondencia y llamadas telefónicas, están presentes en el país desde los años 70 y fue hasta principios de la década de los 90 que se creó una oferta más amplia de servicios profesionales para las empresas, dando pie a la consolidación de las oficinas virtuales.

No obstante, el nombre de este servicio ha generado algunos mitos en torno de su forma de operar, desde la creencia de que las oficinas virtuales no tienen una sede física, hasta la idea de que son sólo para realizar negocios ilegales. “Su nombre las convierte en un mito, hay gente que, al escuchar el término de oficina virtual, cree que sólo se trata de una empresa que tiene presencia en Internet o que las personas las utilizan para hacer malos negocios; sin embargo, sí hay instalaciones físicas, personal y equipo de cómputo para trabajar”, aclaró León Wladislawoski, gerente comercial de Oficinas IBS.

Por ello, César Herrera Castillo, director de la Escuela de Negocios Internacionales de la Universidad Panamericana, recomienda a los empresarios y emprendedores emplear un esquema híbrido entre oficinas tradicionales y oficinas virtuales.

“La pymes pueden probar esta opción por un mes sin dejar de utilizar sus oficinas físicas, con lo cual ellos conocerán mejor el servicio e identificarán algunas de las ventajas que pueden obtener, para decidir volcarse o no a este esquema de trabajo”, aconsejó el académico.

Se regularán y ofrecerán calidad en el servicio

Los expertos aseguran que aún no existen cifras específicas acerca del crecimiento que tiene la demanda del sector cada año ni tampoco cuentan con estándares de calidad, situación ante la cual, León Wladislawoski, vocero de IBS, comentó que, junto con otras ocho empresas del sector, trabaja en la creación de un órgano que ayude a dar mayor orden a las operaciones de las oficinas virtuales en el país.

“Al no existir un órgano que nos regule, crearemos la asociación mexicana de centros de negocios, en la que se recabará más información acerca de las oficinas virtuales en el país, se establecerán pautas que ayuden a mejorar las prácticas de la industria y otorgaremos un distintivo a las firmas que cumplan con las normas acordadas”, explicó León, quien prevé el inicio de las operaciones de la asociación en un periodo aproximado de dos meses.

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CRÉDITO: 
Fabiola Naranjo