Ahorra hasta 80% utilizando documentos digitales

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Agiliza tus trámites y contribuye al cuidado del medio ambiente

En México, trabajar con documentos digitales es una tendencia que está tomando cada vez más fuerza gracias a las ventajas que ofrecen, como: la seguridad, eficacia y ahorros, sin mencionar el hecho de que el trabajo sin papel ayuda a proteger el medio ambiente.

De acuerdo con los análisis realizados en empresas que ya trabajan con documentación electrónica, el costo de generar un oficio electrónico representa el 25% de lo que cuesta su contraparte física. Asimismo, gracias a mecanismos tecnológicos tales como los certificados digitales, la firma electrónica avanzada y las estampillas de tiempo, estos documentos electrónicos cuentan con características de confidencialidad, integridad, autenticidad, no repudio (vinculación jurídica), disponibilidad y conservación de atributos.

“Los documentos electrónicos traen consigo beneficios muy importantes para empresas y organismos estatales, tales como seguridad de la información, cumplimiento regulatorio, reducción de costos impacto ambiental, eficiencia y transparencia” comenta Javier Alarcón, Director General de Seguridata.

El ejecutivo brinda algunos consejos para empezar a trabajar con documentos electrónicos de manera exitosa. Comenzar un proyecto con facturas electrónicas y los documentos financieros, y poco a poco reemplazar los papeles por sus contrapartes electrónicas.

Promover el uso de documentos digitales, y limitar las impresiones. Esto ayudará a ir cambiando la mentalidad de los empleados hacia el uso de los documentos electrónicos.

“Las organizaciones que manejan datos sensibles, números de tarjetas de crédito e información de la salud de pacientes deben implementar medidas de seguridad para proteger a sus clientes de fraudes y robo de identidad, evitar pérdidas de información confidencial que puedan causar el cumplimiento de infracciones, demandas con clientes y / o pacientes, potencial robo de identidad y un significante daño en la reputación y credibilidad de la organización. Eso se logra con los documentos electrónicos seguros”, puntualiza Javier Alarcón.

Además, se debe determinar el número de documentos que se maneja en su oficina, si manejan datos sensibles, y si requiere guardarlos por mucho tiempo.

“La vigencia de los archivos está garantizada por el uso de algoritmos criptográficos que protegen la información y la validan automáticamente con las normativas vigentes sin tocar el documento, a pesar del paso del tiempo o los cambios de tecnología. Igualmente, se generan reportes automáticos cada vez que alguien accede al documento, lo manipula o lo elimina”, indica el Director General de Seguridata.

Después, se deben comparar las opciones del mercado, y elegir la más conveniente para su empresa. Todas las soluciones de documentos electrónicos requieren una cierta inversión inicial, lo cual se debe tener en cuenta en especial para las pymes.

De acuerdo con el ejecutivo de Seguridata, se estima que la inversión inicial se recupera en los primeros seis meses, y a partir del año se generan los ahorros de hasta 80% en costos de manejo y archivado de los archivos electrónicos.

CRÉDITO: 
Equipo de Redacción