Ventajas de automatizar los procesos del departamento de recursos humanos

Ante la situación de confinamiento que la pandemia por Covid-19 nos ha obligado a vivir, donde el mundo online ha despegado más que nunca, las empresas se han visto forzadas a digitalizarse y no precisamente de forma pasajera, sino como una estrategia que perdure en el tiempo.

Este cambio no se limita solamente a la relación empresa-cliente, sino también a reestructurar los esquemas de trabajo internos. Las organizaciones, en lo que respecta a la gestión de personas, se han encontrado con la necesidad de contar con soluciones cada vez más agiles y menos costosas, que les permitan enfrentar los retos actuales.

Una de las grandes aliadas para los departamentos de Recursos Humanos (RH) son las soluciones RPA (Robotic Process Automation), que permiten automatizar las tareas que más se repiten y que menos valor añadido aportan, posicionando las funciones de RH como claves para el negocio.

Al contrario de lo que pueda parecer, implantar las soluciones RPA es muy sencillo, ya que se basan en tecnologías que no necesitan cambios en los sistemas o en las fuentes de datos con las que interactúan, en comparación con las soluciones tradicionales, que sí necesitan modificaciones constantes.

Uno de los mayores temores de implantar un nuevo sistema digital, es lo costoso que pueda llegar a ser. No es el caso de esta solución, que de hecho requiere una menor inversión en recursos, además de que conlleva ahorro en gastos de personal, por la automatización de tareas que antes eran ejecutadas por empleados que ahora pueden enfocarse en realizar labores más estratégicas dentro de la empresa.

Al ser RPA un sistema automatizado, la ejecución de los procesos se hace de forma mucho más rápida, debido a que los robots de software aumentan la velocidad de ejecución y además funcionan 24 horas los 7 días de la semana. A la par, consiguen que los errores se reduzcan y hay una menor necesitad que el ser humano intervenga en el desarrollo. Debido a que el tratamiento de datos no es manual, hay menos posibilidad de errores, incrementando la fiabilidad de los procesos en este tipo de soluciones.

Lo anterior favorece que los usuarios se sientan más satisfechos y los empleados sientan que su experiencia en la empresa ha mejorado. El hecho de que haya menos errores y más fiabilidad en los procesos automatizados se traduce en una mayor tranquilidad de los usuarios. Conjuntamente, esto permite a los empleados dejar de dedicar tiempo a tareas repetitivas para usarlo en labores de mayor valor añadido, haciendo que su experiencia laboral mejore, ya que perciben que la empresa en la que trabajan es más ágil, digital y moderna.

Otra de las ventajas de automatizar los procesos del departamento de RH mediante una solución de RPA es que brinda más seguridad en el tratamiento de la información. Algo realmente crítico y de mucha importancia para el área de RH al manejar datos personales constantemente.

Todas estas cuestiones hacen que implantar un sistema de solución RPA posicione de forma estratégica el área de Recursos Humanos de la empresa. Automatizar las tareas que más se repiten y que suelen tener menor nivel de importancia, ayuda a que el departamento se libre de su usual imagen burocrática y administrativa, contribuyendo a que su credibilidad suba si incluye entre las responsabilidades y objetivos del área la transformación digital de la organización.

Marina Ierace, directora General de la unidad de negocio HCM para América Latina de Meta4, A Cegid Company, empresa líder de soluciones tecnológicas en la nube para la gestión de Recursos Humanos.