Definición de tareas y análisis de puestos

La semana pasada hablamos de un concepto relacionado con la acumulación de labores y decisiones pendientes que provoca ineficiencia y falta de productividad en las empresas. Este concepto se llama procrastinación. Hablamos de los efectos dañinos que tiene esta situación en las organizaciones.

Sin embargo, la administración de las empresas, si puede tomar medidas para evitar dichas situaciones y obligar a su personal para atender con prontitud y eficacia todos los asuntos relacionados con el trabajo.

Existen varias técnicas desarrolladas para definir las tareas y obligaciones de los individuos que participan en una organización. Sin embargo, primero tiene que haber una serie de aspectos previos para poder hacer dichas definiciones.

Primero, la empresa tiene que tener bien definidos cuales son los procesos más relevantes en la organización, entre los que deben de estar: la planeación, las finanzas, los recursos humanos, la procuración o proveeduría de bienes y servicios necesarios, la producción, las ventas o generación de ingresos, el procesamiento de información, la generación de información operativa y financiera para la toma de decisiones y cubriendo todo lo anterior un sistema eficiente de supervisión y control.

Cada uno de los procesos anteriores que la organización debe llevar a cabo, está dividido en subprocesos y en tareas específicas, mismas que algunas de ellas deben estar automatizadas y otras las ejecutan los individuos.

Cuando la administración de la empresa tiene todo lo anterior, tiene que dividir las tareas por área de responsabilidad, cuidando que en ningún área se deposite la responsabilidad de hacer tareas no compatibles, o en donde exista algún conflicto de interés. Esto quiere decir que ningún área puede tener el control total de alguna tarea que implique la posibilidad de la no prevención o detección de errores o irregularidades.

Una vez determinadas las tareas que debe ejecutar cada área, deben dividirse entre los puestos que forman parte de dicha área, cuidando otra vez que ningún puesto tenga asignadas tareas que impliquen que él mismo autoriza, ejecuta, y revisa, ya que se convierte en juez y parte.

Teniendo ya las tareas correspondientes a cada puesto, procede hacer un análisis de los volúmenes de repeticiones que el puesto tiene de cada tarea. Esto nos lleva a acumulara todas las repeticiones de todas las tareas y poder determinar cuantas personas se requieren para dicho puesto.

Lo anterior es válido desde puestos operativos hasta direcciones de la organización. En el caso de los niveles más altos, las tareas corresponderán a acciones de supervisión, de decisión y de reporte al nivel superior.

Teniendo todos los elementos anteriores, la administración debe proceder a preparar un perfil de cada uno de los puestos en donde se definan los siguientes aspectos mínimos:

  1. Nombre o designación del puesto
  2. Descripción de los requisitos del puesto tanto en conocimientos como en habilidades desarrolladas (experiencia) en tareas similares o relacionadas.
  3. Reporta a (jefe inmediato al que reporta)
  4. Le reportan (todos los subalternos dependientes directos que le reportan)
  5. Descripción genérica del puesto. Esto debe incluir una breve descripción del puesto y de sus actividades y responsabilidades generales dentro de la organización.
  6. Tareas específicas. Las tareas específicas del puesto deben estar enlazadas a cada uno de los procesos de negocio en donde el puesto participa, y debe incluir la descripción de la información que debe recibir para llevar a cabo sus tareas y de quién las debe recibir (estos son sus proveedores internos). Así mismo debe describir a que puestos dentro de la organización envía los resultados de las tareas que lleva a cabo (es decir sus clientes internos)
  7. Un énfasis de la importancia de la adecuada organización de las tareas para cumplir con todos los clientes internos y una declaración del compromiso que el individuo asignado al puesto hace dentro de la organización con sus clientes internos.

Este artículo no es más que una breve descripción simplista de todo lo que conlleva desarrollar una organización ordenada y eficiente.