La protección de la información

Ya en artículos anteriores he hablado de la importancia que tiene para la empresa la protección de la información; sin embargo, hoy quisiera hacer de los riesgos y medidas de seguridad que todo empresario debe tener para proteger su información y dar continuidad a su negocio.

Hace algún tiempo, un querido amigo me comentó que habían asaltado la oficina de su contador y había desaparecido toda su información, también un cliente tuvo un asalto y se llevaron todo su equipo de cómputo, con toda su contabilidad y los archivos digitales de las facturas emitidas y recibidas por parte de sus proveedores.

Uno de los principales puntos que es necesario proteger hoy en día es la información contable y la documentación digital que la soporta. Aun cuando es posible recuperar alguna parte de esa información que está alojada en el portal del SAT, requerirá tiempo y recursos rehacer toda la contabilidad. A las personas que colaboran conmigo y a mis clientes, siempre les digo que recuperar una computadora, aunque cuesta dinero, es fácil. Pero recuperar la información que se fue con ella puede resultar exageradamente costoso, en algunos casos, al punto de que las empresas tengan que cerrar.

Adicional a la información financiera, es necesario proteger la información legal del negocio. Normalmente incluye escrituras, actas de asambleas, de juntas de consejo y de comités directivos y/o ejecutivos; libros legales como son: de actas, de registro de accionistas, socios o asociados, poderes otorgados y recibidos, contratos vigentes y terminados, certificados de registro ante el SAT, IMSS, Infonavit, estatales y cualquier otra autoridad requerida para la actividad de la empresa (como puede ser el registro en la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, etc.); registros de patentes, marcas y cualquier otra propiedad intelectual de la empresa.

También, como lo hablamos en algún artículo anterior, es necesario proteger la información operativa de la empresa, incluido manuales de políticas y procedimientos de la empresa, formulaciones, instructivos de operación de maquinaria y equipo especializado, y en general cualquier otro conocimiento adquirido por el personal de la empresa en ejercicio de sus funciones que sea considerado propiedad de ésta por haber sido desarrollado con sus recursos.

Los riesgos van desde el robo de documentación, sea en papel o digital, incendios, terremotos, inundaciones, descuido o accidentes, hasta cualquier otro riesgo que no conocemos. Es necesario tomar en cuenta que los seguros o las fianzas cubren riesgos sobre valores y bienes, es muy raro que se puedan obtener este tipo de protecciones sobre información.

Las empresas deberán proteger su información de acuerdo con la naturaleza de ésta. La información digital deberá tener todas las medidas de protección digital, desde antivirus, hasta firewalls que impidan la entrada de riesgos a sus sistemas. El respaldo constante de toda la información no solamente es necesario, es casi obligatorio, éste deberá estar acompañado de procedimientos de recuperación de información y de redundancias que puedan asegurar la entrada en servicio de la información de manera ágil.

La documentación física o en papel, deberá estar almacenada separada de los lugares de operación y en adecuado resguardo contra robo y daños por desastres.

Además, siempre será necesario tener la protección legal del registro de derechos de autor para todo lo que sea desarrollado por la empresa.