Cómo hacer de tu Pyme una empresa productiva

La productividad es uno de los temas que más preocupa y ocupa a los profesionistas hoy en día, sobre todo en la actualidad que hacemos muchas tareas a la vez, que convivimos con las redes sociales y que parece que el tiempo no alcanza, por ello las empresas buscan la manera en la que los equipos de trabajo puedan mejorar su rendimiento en el entorno laboral.

Con la llegada de la era de la tecnología las oficinas se convirtieron en espacios autosuficientes y productivos. Se empezaron a recibir mensajes de voz grabados en el mismo aparato telefónico, luego llegaron los teléfonos celulares, el correo electrónico, la mensajería en tiempo real y las videoconferencias… ¡Era difícil creer que pudiera haber algo más! Pero lo hubo.

Los mensajes de texto, las redes sociales y demás novedades comunicativas que tenemos hoy en día desencadenaron un problema que llevó a la curva de productividad muy por debajo de lo normal, debido a los profesionistas empezaron a dedicar una tercera parte del día a sortear todas las vías de comunicación disponibles, no sólo para uso laboral sino personal. Y sabemos muy bien que en las Pymes el tiempo es oro.

Para resolver esta situación, las empresas han encontrado en la comunicación unificada el retorno de la eficiencia. Este tipo de plataformas integran todos los métodos de comunicación con documentos y otro tipo de información en una sola interfase, logrando que se vuelva más fácil atender tantos canales a la vez. La ventaja: recuperar la tercera parte del día que en general pasamos navegando entre todas las posibilidades comunicativas que ahora tenemos.

A continuación proponemos 6 estrategias para incrementar la productividad de tu equipo de trabajo:

•Motívalos a que trabajen fuerte en la mañana. Las primeras horas del día son clave. Para que rindan hay dos condiciones: un buen descanso y un desayuno completo. Con estos hábitos, las primeras horas de la mañana tenemos nuestros niveles de energía al máximo. Pídeles que elijan las actividades que requieran más esfuerzo mental para la primera parte del día.

•Una cosa a la vez. El término “multitarea” o multitask se puso de moda para definir la capacidad de realizar varias actividades al mismo tiempo. Sin embargo, para la mayoría de las personas atender más de una tarea a la vez aumenta el nivel de estrés y disminuye la calidad de su desempeño y por lo tanto su productividad. Poner toda la atención a una sola actividad asegura terminarla en menos tiempo y con mejores resultados.

•Tiempo establecido para el uso de correo. Fomenta el uso del correo electrónico durante bloques de tiempo asignados. Pídeles a tus empleados que no dediquen su día a enviar y contestar correos electrónicos sino que asignen tiempos previamente determinados para este fin.

•Terminar las tareas establecidas. Aunque suene extraño, deja tareas inconclusas si por alguna razón no fluyen adecuadamente. Es mejor que tomes otra tarea en lugar de perder tiempo divagando, busca el momento adecuado para continuar y date tiempo para encontrar la mejor solución.

•Cada minuto del día cuenta. Si te sobran unos minutos entre una junta y la siguiente no los pierdas haciendo nada, utilízalos para resolver alguna pequeña tarea inconclusa o hacer alguna llamada que está pendiente.

•Enfocarse en las metas. ¿Recuerdas cómo son los primeros meses en el trabajo? ¿Los empleados se sentían motivados? ¿Daban su máximo esfuerzo? En ocasiones tras un periodo de tiempo la rutina acaba con nuestro ánimo, perdemos el entusiasmo y caemos en la monotonía. Recuperar la motivación, restablecer nuevas metas y pensar en el futuro siempre es útil para llenarnos de energía.

* El autor es Director de Mercadotecnia y Relaciones Públicas de OCCMundial, empresa líder en el mercado de bolsas de trabajo en línea. Cuenta con 20 años de experiencia en el marketing de servicios y productos de consumo. Inició su vida profesional en Grupo Cifra, donde vivió de cerca la fusión con Wal*Mart. Posteriormente se desarrolló en el campo de las telecomunicaciones, laborando en empresas como Avantel y Axtel, donde se ha desempeñó en diferentes funciones gerenciales y directivas. Incursionó en la generación de contenidos en medios digitales e impresos, así como en el desarrollo de programas de lealtad, laborando para Grupo Medios. Actualmente es miembro del Consejo Directivo de las Asociaciones: DIRECTA, IAB y AMIPCI. Fernando obtuvo el grado de licenciatura en Administración de Empresas en la Universidad Iberoamericana, con especialización en finanzas y mercadotecnia.