La necesidad de información de la administración

Cuando un emprendedor administra su negocio, tiene que tomar decisiones que puede hacer de manera intuitiva; sin embargo, ésta no es la forma más eficiente de hacerlo. El administrador siempre necesita información para poder tomar decisiones porque mientras más pequeña es la empresa más centralizadas en el empresario/administrador estarán las decisiones.

Por otro lado, el empresario que empieza a administrar su negocio corre el riesgo de llenarse de información y no saber qué hacer con ella.

Con el fin de poder determinar que tipo de información necesita el administrador de la empresa, tenemos que empezar por definir las decisiones que debe tomar, y de ahí partiremos para saber qué información necesita para tomarlas.

Tomemos el caso de un pequeño productor de cajas para joyería hechas a base de inyección de plástico. El empresario tendrá que tomar una serie de decisiones día a día para poder tener el éxito que espera.

Empezaremos por lo básico, la primera decisión será a qué mercado atender, es decir, atenderá a los pequeños productores locales, a las joyerías o a los grandes almacenes. Para ello, tendrá que conocer el mercado en cada uno de sus segmentos, el tamaño del mismo y los competidores relevantes en dichos sectores. También los rangos de precios que se manejan en el mercado y los canales de distribución a los que podrá acceder.

Basado en la información anterior también decidirá sobre la cantidad y el tipo de unidades que tiene posibilidad de vender y en consecuencia tendrá que producir.

Deberá determinar el precio al que ofrecerá sus productos, para esto tendrá que determinar sus costos de producción y distribución y decidir el margen de utilidad máximo y mínimo que podrá obtener en la venta de dichos productos.

También tendrá que determinar el crédito que pondrá a disposición de sus clientes, lo que dependerá de las condiciones de crédito que ofrezcan sus competidores y de las fuentes de financiamiento que la propia empresa disponga.

Tendrá que determinar la cantidad mínima de trabajadores y empleados que necesita para llevar a cabo la producción y venta de sus productos, así como el personal administrativo mínimo que sirva de apoyo a dichas tareas. Para eso deberá conocer el nivel de salarios que requiera pagar en función a las condiciones del marcado laboral en su área geográfica y en su área de negocios. Esta información deberá ser complementada con el costo de la carga social como son seguridad social, prestaciones, impuestos y contribuciones que son complementarios al pago de sueldos y salarios.

Deberá decidir a qué fuentes de financiamiento podrá recurrir para cubrir las necesidades monetarias de la empresa, para esto deberá conocer las alternativas y las condiciones en cuanto al costo y términos de pago de cada una de éstas.

Requerirá un flujo de efectivo proyectado para decidir hasta dónde tendrá capacidad de financiamiento y revisar sus márgenes de utilidad y condiciones de crédito que otorgará a sus clientes.

Requerirá revisar los resultados obtenidos de sus transacciones y tomar medidas correctivas o decisiones de utilización de las utilidades.

La pregunta de cómo obtener y manejar toda esa información la revisaremos en artículos subsecuentes.