Los cambios a los planes y presupuestos

Hemos hablado mucho de la importancia que tiene la planeación para la administración de cualquier entidad. Ésta se lleva a cabo una vez al año con el objetivo de determinar cuáles son las metas que el equipo gerencial se autoimpone para lograr que la empresa no solamente realice sus fines, sino que además obtenga mejores resultados.

Sin embargo, la planeación sin comparación con los resultados reales obtenidos no sirve de nada. Es como correr una carrera sin saber en dónde está la meta, es decir, no se sabe en dónde puede uno decir que ya cumplió sus objetivos, lo que puede generar que no sean alcanzados o que se pueda desviar el camino.

Por otro lado, al pasar el tiempo, las circunstancias que se tenían a la hora de hacer la planeación pueden cambiar, ya sea por entornos económicos o políticos cambiantes, desastres o cualquier otra influencia fuera del control de la empresa. En ese momento es hora de revisar los objetivos planteados y decidir si es necesario ajustarlos a la nueva realidad.

Dependiendo a qué se dedica la entidad, tendrá que hacer un análisis de la situación del entorno económico y cómo afecta a su mercado objetivo y determinar si ante las nuevas circunstancias es necesario modificar las metas.

Cualquier entidad tiene que partir de los ingresos y recursos que tendrá disponibles para hacer sus proyecciones. Nadie debe proyectar desembolsos a nivel superior a las disponibilidades de recursos de los que dispondrá. A veces las entidades pueden ejercer mayores recursos que sean obtenidos de financiamiento, siempre y cuando la inversión de éstos asegure en el futuro una mayor generación de recursos que permitan cubrir la operación, pagar los créditos y sus intereses y, en caso de las empresas, obtener un rendimiento que satisfaga a los inversionistas patrimoniales.

El ajuste a los planes deberá comenzar por ajustar los ingresos proyectados a un nivel que realistamente pueda ser alcanzado. A partir de esto deberá ajustarse el gasto, de tal manera que permita seguir operando al nuevo nivel, tratando que la afectación a los objetivos de resultados deseados sea la mínima posible.

Los presupuestos ajustados deberán ser aprobados por los órganos de gobierno de la entidad mediante una discusión adecuada de todas las consideraciones que se tomaron en cuenta, y una vez aprobados, deberán ser comunicados a todos los niveles de la organización que así lo requieran para que todos conozcan los impactos que éstos tengan en las diferentes áreas.

Una vez que se haya comunicado adecuadamente la proyección modificada, la administración de la empresa deberá ejercer una vigilancia estricta de que todos los involucrados en la administración se sujeten a las nuevas metas con disciplina para buscar cumplirlas.

Las nuevas metas se relacionan con el cumplimiento de objetivos de ingresos, gastos e inversión y deberán ser comparados mensualmente con los resultados reales con objeto de medir el desempeño de todos los involucrados y, en caso de que las metas no sean alcanzadas en cada periodo, la administración deberá tomar las medidas correctivas que procedan con el fin de que sean cumplidas.