La necesidad de la información para la administración 2ª parte

Continuando con el tema que empezamos la semana pasada, debemos considerar que la administración de una empresa, independientemente del tamaño, necesita que haya una estructura de información relativa a todos los asuntos de la empresa, que le permita entender todos los datos relevantes para asegurar un seguimiento y una toma de decisiones adecuada y oportuna. Con esto quiero decir que la administración, no se puede dar el lujo de revisar un documento del tamaño de la biblia para tomar las decisiones correctas.

Para eso tiene una estructura administrativa que deberá ir resumiendo y ordenando la información de tal manera que la administración pueda sacar conclusiones después de una lectura y un análisis. Normalmente, al análisis debe estar elaborado y dando las explicaciones correspondientes.

La información para la administración, dependiendo del tamaño y complejidad de la empresa, debe estar preparada de forma diaria, semanal, mensual, trimestral y por supuesto anual. Debe estar en un solo documento o cuaderno que deberá presentarse al o a los administradores. Dicho documento debe tener por lo menos la siguiente información:

Para la información diaria:

  • Resumen diario (del día anterior) de producción, ventas y compras tanto en unidades como en importes.
  • Niveles de inventarios al cierre del día anterior
  • Posición de tesorería del día anterior
  • Importe de pagos por realizar del día
  • Ausencias del personal del día anterior
  • En su caso, necesidades adicionales de personal o de tiempos extra.
  • Asuntos de clientes y proveedores que requieran la atención de la dirección general.

Para la información semanal:

  • Resumen semanal de producción, ventas y compras tanto en unidades como en importes.
  • Perspectivas de ventas de la semana que empieza conjuntamente con necesidades de producción, compras y personal.
  • Resumen de cobranza de la semana anterior, cuentas rezagadas y perspectivas de cobranza de la semana.
  • Posición de tesorería al inicio de la semana y programación de pagos y necesidades de flujo para la semana, en su caso, alternativas de financiamientos y tasas de interés y comisiones para cada una de estas.
  • Asuntos laborales, de clientes y proveedores que requieran la atención de la dirección general.

La información mensual deberá incluir:

  • Estados financieros del mes, incluyendo la situación financiera, resultados y flujo de efectivo.
  • Resumen de posición de bancos, clientes y sus antigüedades, clientes rezagados o de difícil recuperación, inventarios analizando aquellos de lento movimiento u obsoletos.
  • Resumen de ventas, producción y compras del mes y plan del mes que empieza.
  • Plan de tesorería del mes incluyendo cobranzas, pagos y necesidades de financiamiento y capacidad de endeudamiento.
  • Plan de mantenimiento para el mes y paros programados.
  • Resumen de asuntos legales, laborales y comerciales.
  • Asuntos varios que requieran la atención de la dirección general.

La información trimestral debe incluir:

  • Estados financieros incluyendo la situación financiera, los resultados y el flujo de efectivo del trimestre y acumulados comparados con el mismo período del año anterior, y con el presupuesto.
  • Explicaciones de las variaciones contra el año anterior y contra el presupuesto. En caso de desviaciones importantes, planes para compensar los déficits y alcanzar las metas establecidas.
  • Propuesta de modificaciones a proyecciones junto con las explicaciones correspondientes que las justifiquen.
  • Planes de inversión para el trimestre y sus justificaciones.
  • Plan de tesorería del trimestre incluyendo cobranzas, pagos y necesidades de financiamiento y capacidad de endeudamiento.
  • Resumen de asuntos legales, laborales y comerciales.
  • Asuntos varios que requieran la atención de la dirección general y del consejo de administración.
  • Informe del director general para el consejo de administración.