La eficiencia de la administración y los sistemas

En todos los años que tengo trabajando en la atención de empresas en muchos sectores, incluyendo el gobierno, ya sea como auditor o asesor, me he encontrado con la inquietud de los empresarios y sus funcionarios sobre la modernización de sus sistemas administrativos y la forma en que éstos pueden hacer más sencillo el trabajo administrativo.

Mi respuesta hoy en día es que la decisión de cambiar o implementar un sistema no debe ser la de solucionar los problemas o hacer más sencillo el trabajo, sino de cómo eficientar los procesos de negocio, es decir, hacerlos más rápidos y efectivos para alcanzar las metas de la entidad.

En todo ese tiempo he visto muchas empresas que han fracasado en sus intenciones de implementar el mejor sistema derivado de que el análisis se llevó a cabo solamente tomando en cuenta la posibilidad de disminuir el trabajo de alguna área, siendo este fracaso con inversiones estratosféricas para la empresa en sus sistemas y tiempos de implementación excesivos, o con sistemas que al final no cumplen con las expectativas de la administración.

Lo que quiero decir es que al tomar una decisión para seleccionar e implementar un nuevo sistema de información, la decisión no deberá basarse en cómo hacer el trabajo del contador más sencillo, sino qué ventajas podrá sacar la empresa en el incremento de su productividad y tener más y mejores elementos para la toma de decisiones adecuada y oportuna.

La tarea primordial de la administración es alcanzar los objetivos marcados por los encargados del gobierno de la entidad, sean éstos los dueños o los miembros del consejo de administración. Los sistemas son una de las herramientas que utiliza la administración para cumplir con los objetivos que le son asignados. Para esto, la administración tendrá que alinear todas sus decisiones al cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados y en función a esto hacer los estudios y análisis para determinar qué tipo de sistemas requiere, así como el nivel y sofisticación que deberán tener

Las consideraciones para seleccionar los sistemas deberán ser:

  1. Determinar un análisis de costo beneficio que se pretende obtener, es decir, si el costo de los sistemas puede ser absorbido por el beneficio obtenido del incremento en la productividad.
  2. Si el sistema es el adecuado para eficientar las tareas de operación y gestión administrativa de la empresa.
  3. Si los resultados obtenidos del sistema aportan los elementos necesarios para una mejor y más oportuna toma de decisiones.
  4. Si ayuda a mejorar el cumplimiento de las obligaciones legales y estatutarias de la empresa.
  5. Si ayuda a mejorar el control interno que permita a la administración asegurarse que se evitan o detectan con oportunidad problemas de operación, incumplimientos legales, y a evitar errores o fraudes, de cualquier naturaleza.
  6. Si la información que arrojan es veraz, suficiente y oportuna para una adecuada toma de decisiones de todas las áreas de la empresa.

De acuerdo con las necesidades y estándares actuales, el sistema que seleccione la administración de la empresa debe ser útil a todos los miembros de la organización y debe permitir no solamente mejorar los procesos de la misma, sino proporcionar los elementos suficientes para una supervisión ampliada y mejorada de todas las operaciones de la empresa.