La administración de los recursos financieros

Uno de los mayores retos de la administración de cualquier empresa es la de sus recursos, clasificados en humanos, materiales y financieros. Partimos de la base que, en una empresa con operación normal, los recursos financieros serán normalmente escasos.

Con esto me refiero a que los dueños, accionistas o inversionistas dedicarán a la empresa la cantidad de recursos financieros indispensable para su operación.

Esto se basa en cinco principios: operar con una combinación adecuada de capital propio y recursos financiados para asegurar el máximo rendimiento a los accionistas; no tener recursos financieros improductivos; los recursos deberán aplicarse en los fines de la empresa y no en actividades diferentes; cualquier excedente de efectivo deberá ser reinvertido en el crecimiento de la empresa o distribuido a los inversionistas para invertirlos en otras actividades productivas, y los rendimientos de la empresa deberán ser superiores a los que el inversionista obtenga en otros instrumentos.

Todo esto pone a cualquier administrador en la tesitura de tener que aplicar los recursos de los que dispone de la manera más eficiente y productiva posible, evitando desperdicios y fugas de recursos. Asimismo, también puede ser que tenga que considerar que los recursos financieros son escasos y deben ser distribuidos de una manera eficaz.

Los encargados de la administración de la empresa tendrán que asegurarse que los recursos financieros sean aplicados de la mejor manera posible, para lograr esto buscarán nombrar a una persona experta encargada de dicha función, apoyada por un comité del consejo de administración que se encargue de asesorar y vigilar la mejor aplicación de los recursos.

El encargado de la administración financiera de la empresa entonces deberá definir todas y cada una de las necesidades de recursos financieros, desde el pago de los sueldos y salarios, proveedores y servicios hasta el pago de los impuestos y contribuciones a la seguridad social.

Por principio, todas las empresas están diseñadas para tener ganancias a partir de la generación de los ingresos por los productos y/o servicios propios de su actividad y después de absorber todos los costos y gastos relacionados con esos, el costo de los intereses derivado de los financiamientos que se hayan obtenido y por supuesto los impuestos que se hayan generado. Si después de todo lo anterior, la empresa no genera utilidades, se considera un negocio fallido y por lo tanto será desechado como posibilidad de inversión para cualquier inversionista.

El trabajo del administrador financiero es cuidar que los recursos estén disponibles cuando sean requeridos para así evitar el dispendio y su desvío.

Para lograr esto deberá tener y requerir una disciplina de trabajo y una metodología que incluya un presupuesto de ingresos y egresos elaborado y comprometido por todas las áreas de la empresa. Este presupuesto debe considerar la temporalidad de los ingresos y egresos y los momentos en que se requieren financiamientos para cubrir los momentos en que haya faltantes de efectivo.

También está coordinar con otras áreas como ventas, recursos humanos y recursos materiales, para determinar las necesidades y la comunicación oportuna de la previsión de las variaciones que pueda haber contra el presupuesto.

No hay que olvidar políticas estrictas de cobranza y pago a proveedores, incluyendo la programación precisa de la cobranza y de los pagos, los niveles de autorización y los requisitos mínimos para proceder al pago.

En este sentido, son necesarias políticas para la apropiada inversión de los sobrantes de efectivo, que incluya la definición del riesgo aceptable en los diferentes instrumentos.

Finalmente, hay que tener una política de préstamos bancarios, incluyendo la definición de los tipos de créditos aceptables, los montos máximos en los que se pueda comprometer y los diferentes niveles de aprobación de éstos.

En todo momento, el administrador financiero deberá tomar una posición conservadora en el manejo de los recursos, evitando incurrir en riesgos no medidos e innecesarios.