La administración del flujo de efectivo

Hemos hablado en diferentes artículos de la preocupación del administrador de una empresa relativo a que haya suficiente efectivo cuando éste es requerido.

En cualquier empresa, los ingresos que genera su principal actividad son utilizados para enfrentar los costos y gastos de operación, y los remanentes son los que se utilizan para pagar deudas, impuestos a la utilidad y dividendos a los accionistas.

Lo anterior debe funcionar partiendo de que todo lo que la empresa vende o los servicios que presta deben generar el flujo de efectivo suficiente para cubrir todas las necesidades de la empresa. Lo anterior supondría que el dinero se mueve en la empresa, en un flujo constante; sin embargo, la operación supone que hay necesidad de financiar las existencias de mercancías y materia prima durante el tiempo mínimo requerido que tardan en procesarse y distribuirse entre los clientes.

Además, para generar consumo y a medida que existe competencia y surge la necesidad de otorgar crédito a los clientes, es necesario que la empresa obtenga una fuente de financiamiento, ya que cuando el dinero se queda en una parte de el ciclo, la empresa empieza a tener problemas de flujo.

Por todo lo anterior, la empresa tiene que mantener un capital de trabajo equilibrado, en donde los tiempos de financiamiento de los inventarios y las cuentas por cobrar sean los mínimos requeridos y, por otro lado, existan fuentes de financiamiento externo baratas y al plazo máximo requerido por la operación sin que genere costos financieros excesivos.

El administrador financiero de la empresa tiene la función de vigilar que todo el sistema funcione. Para esto se requiere que cuente con la información suficiente y oportuna para dar seguimiento al comportamiento de los flujos y que pueda tomar medidas correctivas con toda la oportunidad. Entre la información que le es útil para estas funciones está la siguiente:

Flujos de efectivo diarios y requerimientos para el día siguiente; posición del saldo disponible en bancos e inversiones; proyección diaria de cobranza; requerimientos de efectivo para compras, nóminas y gastos; mínimos y máximos de plazos y montos de crédito que se otorga a los clientes y montos de crédito que se obtienen de proveedores.

Con la información anterior, el administrador financiero deberá hacer sus proyecciones y requerimientos con objeto de determinar cuándo existirán sobrantes y faltantes de efectivo. De tal manera que se obtengan los financiamientos que se requieran cuando existan faltantes o se tengan instrumentos en que invertir cuando existan sobrantes.

También deberá determinar e informar si los flujos alcanzarán para pagar dividendos a los socios o recomendar que haya una reinversión de las utilidades en la empresa.

Para todo lo anterior, es requisito indispensable que la empresa cuente con información confiable y oportuna, entre otras cosas, que las cuentas de bancos, clientes y proveedores estén conciliadas permanentemente, con objeto de evitar la existencia de saldos contables sin sustento que provoquen una disponibilidad de fondos ficticia.

Que haya un seguimiento puntual a los créditos otorgados a clientes con objeto de evitar retrasos de éstos, y que en su caso exista un sistema de alerta cuando haya la posibilidad de clientes morosos. Por el lado de inventarios de materia prima y mercancías, tiene que existir un seguimiento puntual para evitar la acumulación de inventarios antiguos que no tengan la oportunidad de ser vendidos en un plazo que esté de acuerdo con el ciclo económico de la empresa, ya que eso perjudica el flujo de efectivo y el sistema en general.

Otra de las responsabilidades del administrador financiero es la de asegurar la eficacia del manejo del efectivo en la empresa evitando el dispendio, alertando cuando haya señales de escasez y asegurando que los flujos estén disponibles cuando sean requeridos por la operación.