La calidad y transparencia en el presupuesto

Estamos en época de presupuestos, esto quiere decir que hoy estamos planeando qué, cómo y cuándo vamos a hacer lo que queremos hacer el año que viene. Siendo más explícito, es el momento en que vamos a buscar la manera de cómo alcanzar mejores resultados y metas más ambiciosas para el año que viene de las que hemos alcanzado hasta el día de hoy.

En ese proceso, le pedimos a todas las cabezas de área que nos indiquen cuales son las nuevas metas con las cuales se comprometen para el año que viene, sobre las premisas que dicte la dirección general. Esto requiere que el director de ventas se reúna con diversos directores: de compras, de producción, de recursos humanos y con el director de finanzas, con objeto de ponerse de acuerdo en dichas metas.

Para que el responsable de las ventas pueda hacer lo dicho, tiene que recibir el producto de producción, este a su vez tiene que recibir la materia prima suficiente para efectos de entregarla a producción. El área de recursos humanos tiene que asegurarse de que haya personal capacitado y suficiente para llevar a cabo todas las tareas necesarias en ventas, producción y compras.

Todos a su vez tienen que recibir los recursos suficientes por parte del área de finanzas para cubrir con los compromisos de pago que adquieran, y este voltee al director de ventas para verificar generarán los recursos suficientes para hacer todo lo mencionado.

Todo esto ya lo hemos platicado en artículos anteriores; sin embargo, para que todo el sistema funcione tiene que haber un compromiso de transparencia y calidad. Con objeto de lograr los objetivos de cualquier organización, lo primero que se requiere es que sean honestos en cuanto a las posibilidades reales de cumplir con las metas sugeridas o prometidas.

Algunas veces, los funcionarios responsables de área con el afán de proteger a su personal, a sus recursos, o a sus propias ambiciones, establece metas y objetivos y solicita recursos que no se ajustan a las posibilidades o necesidades reales. Así, con objeto de mantener contento a jefe, el director de ventas promete incrementos de ventas irreales, o bien para efectos de proteger su estatus quo, limita las posibilidades de crecimiento para efectos no tener la certeza de cumplir con sus objetivos con el menor esfuerzo posible.

Otras veces la cúpula de la organización impone cambios al presupuesto para que presente metas más cercanas a lo que los interesados en la organización quisieran ver, sin importar si estas están basadas en premisas reales y sustentables.

Esta situación puede estarse repitiendo en todas y cada una de las áreas de la empresa. Al final del proceso de elaboración del presupuesto, el director general o inclusive el consejo de administración puede quedar bastante frustrados al no ver el crecimiento que quisieran registrado en el presupuesto; o bien, al término del ejercicio, ya con datos reales, frustrados al ver año con año la imposibilidad de hacer realidad el presupuesto planteado al principio del año.

El ejercicio presupuestal debe ser llevado a cabo con premisas suficientes y sustentadas, basados en datos y hechos históricos reales y no influidos por las ambiciones personales de internos o externos. Los funcionarios responsables de su preparación y de la ejecución de la operación del negocio para obtener dichos resultados planeados, deberán comprometerse para hacer todo lo necesario a fin de lograr las metas planteadas. Todos, sin excepción deben estar comprometidos con la transparencia y la honestidad a la hora de determinar y utilizar la información.

Luis Alberto Cámara Puerto es socio fundador de PKF México