Preguntas clave que deben formularse para mejorar la productividad

Encontrar áreas de oportunidad en las empresas para mejorar su productividad y rentabilidad es una obligación que debe estar siempre presente en la mente y en el ejercicio profesional de los egresados de las licenciaturas y maestrías de Contaduría Pública, Administración, Ingeniería en todas sus ramas, Derecho, Economía, Actuaría, etc. que trabajan para las empresas de producción, retail y servicios grandes y pymes, así como en entidades del sector público, ya sea como profesionistas independientes o dependientes (empleado, gerente, directivo o consejero independiente).

Las áreas de oportunidad no solo se localizan en las áreas operativas de las empresas como producción, control de calidad, distribución y logística y sucursales, sino también en áreas de servicio como Publicidad, Mercadotecnia, Recursos Humanos, Auditoría Interna, entre otras.

A continuación, se proponen, como ejemplos enunciativos mas no limitativos, una serie de preguntas mínimas que todo profesionista independiente y dependiente debiera formularse para encontrar áreas de oportunidad, con base en mi experiencia de 40 años en empresas grandes de todo tipo (fotográficas, alimenticias, farmacéuticas, mineras, petroquímicas y retail), en las que aporté recomendaciones en diversas posiciones desde Auditor Senior hasta Director de Auditoría Corporativa para mejorar la productividad, aumentar ingresos, reducción de costos y gastos de operación por desviaciones significativas que fluctuaron desde millones e incluso hasta de cientos de millones de pesos, que generaron valor agregado y decisiones importantes de diversas direcciones generales y hasta de algunos consejos de administración, como el hecho de vender una subsidiaria que mostraba improductividad en la mayoría de sus rubros en casi todas sus unidades operativas.

1. ¿Se mide la eficiencia de las unidades operativas, como fábricas o tiendas a través de cuestionarios de evaluación a sus diferentes controles, áreas y funciones, asignando un puntaje o calificación ponderado derivado del resultado de la revisión o visita de Auditoría Interna? Este método lo implementé en una de las tres cadenas de retail más importantes, cuestionario que se aplicaba en las diferentes áreas de las tiendas y además le servía a la empresa para medir la eficiencia operativa de los gerentes de tienda. Este instrumento de evaluación es perfectamente aplicable y desarrollable también para empresas grandes y Pymes de manufactura y de servicios.

2. ¿Se tiene instrumentado un adecuado sistema de gobierno corporativo que cubra las funciones, principios y mejores prácticas recomendadas por el Código de Principios y Mejores Prácticas de Gobierno Corporativo para las funciones de su asamblea de accionistas, consejo de administración, comités de consejo y para la dirección general? Incluso, ¿Se conoce y aplica en su empresa el cuestionario de grado de adhesión sugerido por el código mencionado? Cabe mencionar que las empresas con mejor nivel de gobierno corporativo y los mejores consejeros independientes, son aquellas que presentan una mayor productividad y rentabilidad que su competencia.

3. ¿Se tienen establecidos los conceptos y parámetros correspondientes para comparar periódicamente (semanal, mensual, trimestral y anualmente por cada unidad operativa) los consumos estándar u objetivo de los principales energéticos, mano de obra y materias primas vs. los consumos reales de los mismos? ¿Se analizan a nivel dirección general e incluso consejo de administración las desviaciones mayores al 10 % (principalmente las negativas) derivados de dichos comparativos y se ejercen las acciones preventivas y correctivas correspondientes para mantener en curso dichos parámetros?

4. ¿Se actualizan los precios de venta de los productos o servicios de la empresa periódicamente, considerando el índice nacional de precios al consumidor, el incremento del tipo de cambio de la divisa respectiva, el costo identificado de las materias primas o del producto comercializado correspondiente, así como los precios de la competencia, tanto para clientes del sector privado, como del sector público, según sea el caso? Como ejemplo, encontré el caso de una gran empresa trasnacional que en 1981 presentaba numerosos y constantes desfases de 6 a 24 meses en la actualización y registro de sus precios de venta ante la entonces Secretaría de Comercio, afectando fuertemente sus ventas al gobierno, ya que se requería primero la aprobación formal de dicha secretaría para poder aumentar los precios a las distintas secretarias y organismos del Estado.

5. ¿Se analizan a fondo las faltantes constantes de los inventarios de materias primas y productos terminados, identificando sus causas principales que los originan? Por ejemplo, encontré faltantes significativos y constantes que se absorbían en el costo de ventas del 2 al 5 % entre las toneladas pagadas por anticipado y las toneladas recibidas de sorgo en una empresa alimenticia grande que nunca fueron reclamadas a CONASUPO, que era la importadora de esa materia prima para las empresas alimenticias en 1985, negociándose los ajustes correspondientes a la cuenta de la sociedad derivado de la auditoría.

6. ¿Se analizan, grafican e identifican las tendencias de los principales rubros de los estados financieros por mes, trimestre y año de las diferentes unidades operativas de la empresa? ¿Se identifican las causas favorables y desfavorables de dichas tendencias, se toman las medidas preventivas y correctivas correspondientes y se les da seguimiento formal por parte de la dirección general, del comité de finanzas y planeación e incluso del consejo de administración?

7. Cuando es aplicable, ¿Se tienen negociados y firmados en los contratos correspondientes con los proveedores los faltantes de entrega y sus penalizaciones correspondientes de los productos y materias primas principales en las entregas programadas o firmadas? ¿Se le efectúan oportunamente los cargos y descuentos o cobros a los proveedores que incumplen en las entregas de los insumos mencionados?

8. ¿Tanto para el caso de las empresas importadoras y exportadoras, se contratan las coberturas cambiarias correspondientes para asegurar un adecuado tipo de cambio para la divisa en cuestión correspondiente, ya sea para maximizar las exportaciones o para disminuir el costo de las importaciones?

9. Para el caso de las empresas que operan con commodities plata, hierro, cobre, maíz, ganado, etc.), igualmente ¿Se contratan oportunamente las coberturas correspondientes para asegurar un mejor costo o precio al producto de importación o exportación correspondiente?

10. ¿Se cuenta con un comité de productividad entre las diferentes áreas de la empresa con la participación de un consejero independiente para que aporte su experiencia en otras entidades?

Conclusión

En fin, abundan los ejemplos y preguntas genéricas para optimizar la productividad y la rentabilidad de las empresas, por lo cual puede aumentarse el número de preguntas de la lista anterior. No se presenta un mayor número de preguntas por razones de espacio de esta colaboración.

Lo importante, es generar un cambio de actitud pro positivo y permanente para identificar áreas de oportunidad en todos los profesionistas independientes y dependientes de las empresas grandes y pymes, así como en las juntas de las direcciones generales, de los consejos de administración y de sus comités que les reportan.

*Consultor Independiente en Gobierno Corporativo y Productividad y miembro de la Comisión de Apoyo al Ejercicio Independiente del Colegio de Contadores Públicos de México