Optimiza tu pyme con la e-factura

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Ventajas de implementar este sistema en tu empresa

De acuerdo a información proporcionada por el SAT, al primer semestre de 2011, poco más de 245,000 contribuyentes en el país habían implementado en sus negocios el uso de la factura electrónica. Esta cifra sería mucho menor, si no se hubiera decretado el año pasado la obligatoriedad del uso de la informática para generar comprobantes fiscales digitales, en sustitución de las tradicionales facturas impresas.

Si bien la obligación del uso de la tecnología ayuda a la autoridad fiscal a realizar su labor recaudatoria, es importante conocer los beneficios que su utilización trae al contribuyente. Nadie podrá negar que es más fácil enviar unos cuantos correos electrónicos internos en la empresa, que repartir copias de distintos colores a los departamentos involucrados, como: almacén, crédito, contabilidad, auditoría, etc. con el consabido trabajo de clasificar por consecutivo, por fecha o por cliente; archivar y guardar en cajas de “archivo muerto” dichos documentos en cada sección de la empresa. Todo esto se hacía para cumplir fiscalmente, y en no pocos casos, para poder realizar heroicas búsquedas de documentos elaborados meses o años atrás.

El registro contable de los documentos en forma electrónica, evita la duplicidad de capturas y por ende elimina los errores de digitación o distracción de los empleados, ya que la información es manipulada en archivos estrictamente depurados.

La obligación fiscal consiste en guardar los comprobantes que reflejan la actividad de las empresas en un archivo de acceso electrónico auditable, y hacer el envío por correo electrónico a sus destinatarios en un formato con requerimientos específicos. Es aquí, una vez fuera de la empresa, donde el uso de la factura electrónica es todavía más justificable. Los costos de mensajería, propia o comercial, correo certificado, sobres, empaques, etiquetas, rotulaciones y demás accesorios, se eliminan totalmente. Y qué decir ante el extravío de alguna factura impresa. Se tiene que generar una copia “fiel”, con sellos de la empresa y firmas de varias personas; luego, el contador tiene que darle un manejo especial.

Una característica importante de los comprobantes fiscales digitales o CFDs, como se les llama en el medio, es que se pueden imprimir, y tantas veces como se requiera para la tranquilidad de aquellos destinatarios que se encuentran todavía en una etapa medio incrédula o de transición, o bien que siguen todavía con la política de “papelito manda”, y desean continuar ocupando a su personal en labores de archivo.

Lo que definitivamente es un hecho, es que cuando recibimos la representación impresa de una factura electrónica, con todas esas sofisticaciones como la hora exacta de la impresión, certificados y sellos digitales, y una línea ilegible de caracteres que se denomina “cadena original”, tenemos en las manos un comprobante que nos asegura la posesión legal de lo que estamos comprando, y nos quedamos con una excelente imagen del emisor.

CRÉDITO: 
Germán Madero