La importancia de un sistema de información financiero

La administración de las empresas tiene la necesidad de información confiable y oportuna para la toma de decisiones, también tiene la obligación de proporcionar a los terceros interesados de información clara y oportuna sobre la marcha de la empresa.

La información tiene que fluir con objeto de que haya una oportuna toma de decisiones. No podemos tomar decisiones basadas en datos antiguos, ya que puede llevar a equivocaciones costosas, o por lo menos pérdida de oportunidades. Recordemos que las oportunidades que dejemos ir, alguien más las tomará.

El trabajo del procesamiento de la información no se puede detener, por circunstancia alguna. De ahí la importancia de que todas las empresas, sin importar sus tamaños, tengan un plan de continuidad y contingencias que los ayude a que los sistemas de información continúen, y en consecuencia que todos aquellos involucrados en la toma de decisiones reciban la información cuando la necesiten.

La información de capacidades de producción, niveles de inventarios, sistemas de distribución, pedidos, entregas, ventas y facturación y por supuesto cobranza, así como disponibilidad del personal y recursos para atender todo eso, es indispensable para tomar las decisiones correctas en el momento oportuno.

Por todo lo anterior, tanto la parte tecnológica como las personas involucradas en el flujo proceso de la información, deben estar trabajando constantemente previendo las situaciones que puedan afectar ese proceso.

La tecnología de información ha permitido tener la posibilidad de lograr que independientemente de las restricciones de movimiento que la cuarentena nos ha impuesto, todos podamos mantenernos en contacto vía remota para poder dar esa continuidad a la información. Pero las administraciones tienen que prever que las personas también están sujetas a eventos que, además de causar problemas personales, tienen un efecto en esa continuidad en el flujo de la información. Por lo que debe haber planes de contingencia para cubrir a el personal que es considerado clave en el flujo de información, ya que sin ellos el proceso se interrumpe.

La información financiera es uno de los elementos que la administración necesita para la toma de decisiones, además en la mayor parte de los casos es el punto en el que confluyen todos los demás sistemas de información de las empresas.

Los sistemas de información procesan y ordenan los datos. La labor del contador es vigilar que todos esos estén clasificados de tal manera que representen, desde un punto de vista monetario, todos los eventos y transacciones que han influido en la empresa durante el período que se está reportando. Además verifica que presenten la situación financiera que la empresa tenía a la fecha de corte, normalmente se llevan cortes mensuales y trimestrales parciales, y un corte definitivo al final del año. Toda la información que acompaña a los estados financieros tiene que congruente con la misma, de tal manera que no confunda al tomador de decisiones.

Además, la información financiera tiene que cumplir con las reglas marcadas por las Normas de Información Financiera que publica el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF), que el es organismo independiente en México para emitir dichas normas, con el fin de que la misma pueda ser interpretada por todos aquellos interesados de la misma manera que interpretan la información financiera de cualquier otra empresa, sea del mismo giro o de otro giro. El contador público también está encargado de vigilar que la información financiera emitida cumpla con dichas normas.

En una época como la que estamos viviendo, la toma de decisiones rápida y oportuna es fundamental para la sobrevivencia de las empresas, desde la decisión de recortar costos, hasta la decisión de cambiar los procesos para adaptarlos a las nuevas necesidades, como la posibilidad de producir desde gel antibacterial, mascarillas protectoras hasta ventiladores de asistencia respiratoria, como lo han hecho ya varias empresas en otros países.