¿Qué tipo de oficina es mejor para emprendedores y pymes?

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No todos los negocios comienzan en un garaje como Apple, el emprender y desarrollar una empresa requiere contar con un lugar de trabajo que les brinde a los clientes certidumbre y les permita acudir para cerrar tratos.

Existen diferentes tipos de oficinas que un emprendedor o una pequeña empresa (pyme) puede contratar; en lugar de gastar grandes cantidades para adquirir un inmueble y adecuarlo a las necesidades, pueden reducirse costos en instalación, contratación y mantenimiento.

María Fernanda Trillo, vicepresidente de Coldwell Banker ­Commercial, empresa especializada en bienes raíces señala que existen tres tipos de oficinas: virtuales, físicas, business center o ­coworking y recomienda destinar sólo 40% de los ingresos de la compañía a la renta de establecimientos o espacios de trabajo.


Oficinas virtuales

Una oficina virtual es aquella que se contrata para que una empresa conteste el teléfono y reciba la mensajería, pero no es un espacio físico para que el empresario desempeñe sus labores. “Este tipo de oficinas sirven para tener presencia corporativa y no requieren una gran inversión. Estas oficinas también ofrecen salas de juntas donde el empresario puede recibir a los clientes de vez en cuando, pero el trabajo realmente no es ahí, sino en la calle o casa”, expresa.

Sin embargo, una de las desventajas, refiere Fernanda Trillo, es que no se tiene una oficina constante y si un cliente quiere visitar al empresario, éste debe hablar a la empresa de oficinas virtuales para saber si hay espacios disponibles.

Oficinas físicas

Cuando una empresa está consolidada es momento de definir un espacio físico donde instalarse y desde ahí realizar las actividades.

Contar con un espacio físico, ya sea renta o compra, le brinda confianza al cliente. “En el mundo de los negocios, la confianza te la da una oficina, brinda imagen, seriedad y formalidad”, menciona.

Fernanda Trillo recomienda que al adquirir una oficina particular se elija un espacio amplio y se deje una reserva territorial, a fin de permanecer en esa estancia por algunos años y cuando el negocio crezca no haya la necesidad de mudarse.

Una investigación realizada por Regus, proveedor de espacios de trabajo flexible, dice que los trabajadores mexicanos consideran que las oficinas parcialmente cerradas son ideales para obtener una mejor concentración y generar mayor productividad.

Business Center

Un business center es la renta de oficinas temporales o espacios de colaboración que se rentan por periodos cortos. Esta modalidad de oficinas es recomendable para organizaciones que inician o buscan crecer, pero que aún no cuentan con los recursos suficientes para adquirir un lugar propio.

Entre los beneficios está el no preocuparse por acondicionar el lugar. Además, brindan oficinas de lujo o de primer nivel a fin de que la empresa no haga un desembolso.

Actualmente, un gran número de business center se ha convertido en coworking, que son áreas de trabajo con espacios abiertos, donde no hay lugares designados y están amueblados con sillones o mesas largas y colaborativas, pero también existe la posibilidad de contratar sala de juntas u oficinas para una o dos personas, ideales cuando se requiere privacidad.

Estos espacios cuentan con opciones flexibles para pagar sólo lo que se usa, también cuentan con una red, que al contratar alguno de los planes puede hacerse uso de las instalaciones en otro estado o país.

La desventaja es la privacidad, detalla Fernanda Trillo y dice que puede rentarse un espacio y no saber si junto está la competencia, por ello la especialista recomienda los espacios de colaboración o coworking para los jóvenes, ­millennials que buscan un lugar físico que les permita tener presencia.

Fernanda Trillo enfatiza que ya sean oficinas virtuales o business center deben pensarse como oficinas temporales. “Aunque el tiempo de estancia depende del tipo de negocio y crecimiento, puede ser de tres a nueve meses, pero no más de un año”, dice.

Pueden parecer baratas al inicio porque no se requiere un gran ­desembolso, pero al hacer cuentas y a largo plazo son caras, porque todo se cobra y no se tiene espacio si se requiere crecer.

Antes de contratar cualquier tipo de oficina revisa la zona donde están los clientes, conoce qué incluye el contrato y que servicios están incluidos y cuales se cobrarán aparte. Indispensable conocer el uso de suelo, y revisar qué empresas están instaladas para no tener sorpresa de qué esté instalado la competencia.
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CRÉDITO: 
Elizabeth Meza Rodríguez /El Economista