No deje que los viáticos sean un dolor de cabeza

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Una política de gestión de gastos evita que los empleados declaren montos superiores a los gastados.

Los viajes de negocio son el segundo rubro con mayor gasto en la empresa tan sólo después de la nómina, y tienen un porcentaje de fraude de entre 25 y 30% por parte de los empleados, sin contar las facturas de avión y hotel, es decir, los colaboradores duplican facturas o declaran montos superiores a los reales.

La reserva de avión a última hora también incrementa los gastos y si ésta se realiza con siete días de anticipación es posible tener un ahorro de 7 a 12%, dependiendo de qué tanta disciplina tenga la organización, dice en entrevista a El Economista Rossana Bobadilla, directora general de SAP Concur en México.

“Si cada vez que tengo que ir a Monterrey reservo el día anterior, quiere decir que no estoy haciendo la planeación correcta, si se compra con anticipación habría un ahorro mínimo de 500 pesos, en promedio, por cada vuelo”.

Si se considera el estudio Previsión Global para el Sector de los Viajes 2018, que dice que las tarifas aéreas aumentarán 3.5% a nivel global durante este año, el de los hoteles será 3.7% más alto y los de transporte terrestre como taxi, trenes y autobuses subirán 3%, es preciso decir que se requiere más planeación de viajes corporativos.

Sin embargo, el informe dice que en Latinoamérica los precios de los hoteles bajarán 1.2%, con fuertes caídas en Brasil (8.7 %) y Argentina (2.7 por ciento). No obstante, se espera que Perú y Chile experimenten aumentos de 7.7 y 5.5%, respectivamente.

La especialista agrega que el taxi es el deducible número uno de la comprobación, pero también es la forma de fraude más frecuente. “Es muy fácil que una persona diga, ‘el taxi me cobró 130 pesos, cuando en realidad fueron 110 pesos’, de 20 en 20, en una compañía, como nuestro cliente más grande que hace 21,000 comprobaciones al mes, ya no resulta poquito”, aclara.

Para que esto no suceda, se requiere establecer una política de gestión de gastos dentro de la empresa y hacer uso de la tecnología, porque “las tareas de la empresa y trabajo no pueden ser tan diferentes a como vivo mi vida diaria; si todo lo hago con el teléfono, lo demás también tiene que ser tecnológico”.

Las compañías pueden hacer uso de tarjetas de crédito corporativas para evitar el flujo de efectivo en viáticos, y así tener mayor control del presupuesto y no llegar al tercer trimestre del mes sin fondos para viajes.

“El miedo de la adopción de tarjetas corporativas es que los empleados las usen para gastos personales, pero con el uso de aplicaciones pueden ligarse y estar al tanto de cada cargo que se realiza”, precisa.

Además, el entretenimiento y la comida rápida son el tercer rubro más costoso para las empresas, pues los viajeros de negocio gastan 3,000 millones de dólares en restaurantes de comida rápida.

Comprobación

El proceso de comprobación de facturas es uno de los trámites más tediosos, tanto para la empresa como para el trabajador. “Pegar papeles y recibos, pasar por la aprobación de hasta tres jefes, incluso hay quienes pierden los tickets y terminan poniendo de su dinero”.

Aquí es donde la tecnología cobra importancia, pues aplicaciones como SAP Concur permiten automatizar los viáticos y capturar en tan sólo un minuto, por medio de una foto a la factura, los gastos de los empleados.

También permiten solicitar desde la plataforma la reserva de vuelos u hospedajes, ya sea en hoteles o Airbnb, plataforma que está tomando fuerza y que tan sólo en el 2016 creció 44% durante el segundo trimestre del año entre los usuarios de Concur.


Aplicaciones tecnológicas

Para gestionar los viajes, Concur , una aplicación para gestionar los viajes de negocio que ayuda en la toma de decisiones de la compañía e impacta en la vida del trabajador, porque le permite dedicarse completamente a su trabajo y dejar de lado el estrés del papeleo para justificar los viáticos.

La aplicación trabaja con la política de la empresa y se adecua a las necesidades de cada compañía. La plataforma maneja un semáforo de aprobación, verde, amarillo y rojo, el primero aparece cuando la solicitud cumple todos los requisitos, el segundo si es necesario precisar algunos puntos y el tercero cuando se requiere la aprobación.

"Concur es el policía electrónica de éste proceso, sabe cuántas veces se ha invitado a comer a alguien” y si está en el margen permitido o sobrepasa. Por ejemplo, en el negocio farmacéutico ésta opción de comidas es obligatoria.

En México, ya son 300 empresas las que usan la tecnología, y a nivel mundial suman 40,000 clientes en diversas industrias, principalmente automotriz, manufacturera y de servicios.

La empresa inició la expansión a Latinoamérica en 2017, abrió oficinas en Brasil y llegará a España.

Este 2018 busca crecer 22% con respecto al año anterior, esto a partir de enfocarse en las pequeñas y medianas empresas, para las cuales se están lanzando nuevos servicios, como el controlar el pago de facturas que no son de viajes, como papelería.

elizabeth.meza@eleconomista.mx

CRÉDITO: 
Elizabeth Meza Rodríguez / El Empresario

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