Cinco tips para eficientar tus juntas de trabajo

Las juntas innecesarias generan pérdidas de 700,000 pesos anuales. Foto: Especial

Una de las herramientas más eficaces para planear proyectos en las empresas y saber cómo van los procesos, son las juntas de trabajo; sin embargo, cuando se abusa de ellas y no se planean adecuadamente, pueden convertirse en el enemigo número uno de la productividad.

De acuerdo a un informe de Atlassian, 47% de los empleados se quejan de que las reuniones son una pérdida de tiempo. Muchas veces la razón es la falta de planeación.

“En teoría, las juntas son necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa y mejorar la comunicación, pero la realidad es que la mayoría de los empleados se quejan de éstas debido a que les consume tiempo, son demasiado largas o simplemente son demasiadas”, comenta Karina Navarro, quality assurance manager de Kokatu.com, plataforma dedicada a encontrar espacios de trabajo, con más de 1,600 opciones en 44 ciudades.

El impacto por reuniones innecesarias no es menos preocupante en organizaciones de menor tamaño, ya que sólo 1% de las empresas pequeñas organiza adecuadamente su tiempo, lo que impacta directamente en la realización de juntas. Del lado financiero, el fenómeno de reuniones improductivas puede traducirse en pérdidas superiores a 700,000 pesos anuales, según cifras de Expandiendo.

Por ello, Kokatu.com, comparte cinco tips para mejorar la productividad, sin dejar de comunicar resultados:

Para la junta, sólo lo que importa

Hay líderes que convocan a toda la empresa cada vez que hay juntas; sin embargo, éstas sólo son efectivas cuando asiste el personal necesario. De hecho, 45% del personal se siente abrumado por la cantidad de asistentes. Recuerda que no se trata de dejar a un lado a tu personal, se trata de ser objetivo.

Una agenda clara de los temas te permite saber a quién incluir en una y quién no. Limita el número de personas requeridas para dar más flexibilidad en la calendarización y hacer la conversación más efectiva. Jeff Bezos, CEO de Amazon, decía que “si no puedes alimentar una reunión con dos pizzas, es demasiado grande.”

La tecnología es tu amiga

Hay juntas que, por cortas o innecesarias, nunca debieron suceder, lo visto en ellas se pudo informar por algún medio como correo electrónico. Utilizar aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp o su versión de negocios, Slack, nos ayudarían a evitar realizar reuniones que no tienen sentido.

De acuerdo a una encuesta del Crowne Plaza Hotel and Resorts a 2,000 viajeros de negocios en Europa, las reuniones improductivas producen la pérdida de 13 días hábiles al año. Esto quiere decir que pasamos casi tres semanas en la oficina sin hacer nada.

Concéntrate en los resultados

No existe una razón para que todas las reuniones se estructuren siempre de la misma manera, especialmente si son reuniones improvisadas. De la misma forma, hacer una reunión de 60 minutos no significa ocupar la hora entera.

En lugar de estar llevando la reunión en el orden establecido de las cosas, concéntrate en lo que quieres lograr y ajusta los tiempos de reunión acorde a esos logros. Si hay algún punto clave que necesite ser discutido y requiera más tiempo, lidia con él y deja otros temas de la agenda para más adelante o para otra junta.

No cambies de tema

Si quieres terminar con todo lo de la agenda, entonces no te distraigas con otras cosas. Los temas que no se necesitan resolver de inmediato son completamente prescindibles y se pueden tratar otro día o de una forma distinta.

Documenta

Hacer una minuta sobre los temas que se hablaron, problemas o resultados, asegurará que el personal se entere y realice sus deberes, aunque no hayan estado presentes en la junta. Por ello, es importante recapitular quién hará qué, además de que así podrán tener siempre de forma física cuando lo necesiten.

CRÉDITO: 
Redacción / El Empresario