Reflexiones sobre la optimización de inventarios

La optimización de inventarios como medio para incrementar la rentabilidad y la productividad es un tema que siempre ha acaparado la agenda de las juntas de Dirección General, así como de Comités de Finanzas y de Operación dependientes del Consejo de Administración. Igualmente es un tópico que debe estar en los objetivos principales de las pymes, ya sean industriales o comerciales.

La optimización de inventarios es una fuente inagotable de estudio, el cual puede dar espacio para la preparación de un libro o impartir un buen seminario para ejecutivos. No obstante, con base en mi experiencia en empresas trasnacionales y corporativos mexicanos, los siguientes deben ser algunos de los puntos torales que deben cuidarse en las empresas grandes y en las pymes:

*Los niveles de inventario deben mantener el equilibrio entre los siguientes factores: apoyar a la operación de la empresa, así como estar en línea con el cash flow de la empresa. Cuantas veces las empresas quisieran mantener mejores y mayores niveles de inventario, pero su capital de trabajo no se los permite.

*Debe existir una total comunicación entre los ejecutivos de Compras, Producción (caso de industrias) y Ventas con los de Finanzas para financiar los niveles de inventario.

*Debe evaluarse, si se cuenta con la logística, el espacio, ubicación y el layout adecuados de los almacenes de materiales y de los productos terminados, e incluso anaqueles (en el caso del comercio).

*Debe evaluarse y hacer cumplir a los proveedores con las fechas de entrega consignadas en los pedidos. De no ser así, se afectaran los programas de producción (industrias) o nivel de servicio al cliente (Retail).

*Los niveles óptimos de los inventarios, llámense materias primas, materiales, producción en proceso y productos terminados deben estar plenamente vinculados con los presupuestos de las empresas comerciales e industriales. En mi experiencia, he observado un divorcio o cifras y bases diferentes entre sí en varias empresas.

Los niveles de inventario se suelen controlar a través del número de días óptimos a mantener

*Los puntos de reorden o nivel de inventarios que disparan u originan una orden de compra a los proveedores cuando bajan a un nivel que se requiere su reposición, deben revisarse y actualizarse por lo menos trimestralmente, ya que se puede tener el problema de que se emitan pedidos por cantidades insuficientes (ocasionando paros de producción, o bien, negar o posponer la venta a los clientes, con la consecuente pérdida de imagen y de ingresos. Si los puntos de reorden son mayores a las necesidades generan sobre inventarios, afectando negativamente el cash flow de la empresa.

*Especial cuidado hay que tener en quien calcula y registra en el sistema los puntos de reorden: el propio sistema inteligente e integral, o un empleado los calcula por fuera y después los captura en el sistema. La confusión puede causar problemas. En el segundo caso, el autor llegó a encontrar en una empresa con numerosos casos de desfases en la actualización de los puntos de reorden de uno hasta tres años, afectando el cash flow y la operación de la empresa.

En fin, sobre optimización de inventarios, puntos adicionales podrían añadirse a las reflexiones anteriores, las cuales debieran ser los puntos principales a dar seguimiento, para contribuir a la eficiencia, rentabilidad, productividad y adecuado nivel de servicio a los clientes de la empresa.

El autor es miembro del Consejo Editorial de la revista Veritas del Colegio de Contadores Públicos de México
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