¿Oficina sin papeles?

Empecé mi vida laboral en 1980. En aquellos años la contabilidad de la mayoría de las empresas se realizaba a mano en libros; los principales eran el libro mayor, el libro auxiliar y el libro de inventarios y balances. Además, se debía tener aquellos de registro de accionistas, de actas de asambleas y de minutas de juntas de consejo.

En aquellos años, la contabilidad era una auténtica artesanía. El contador, además de conocer la técnica contable, debía ser un buen caligrafista y tener mucha habilidad para manejar las máquinas calculadoras.

Me tocó el cambio a los grandes sistemas de computación y después la introducción de las computadoras personales. En todo ese proceso, toda la información siempre quedaba impresa, clasificada y guardada en un archivo.

Hoy en día las facturas son electrónicas, así como las declaraciones de impuestos. La contabilidad prácticamente hoy en día se lleva a cabo en programas, todo queda en formato electrónico.

En la actualidad, muchos documentos legales son enviados por medios electrónicos y luego la gente los imprime, pero el original es electrónico.

Por otro lado, las empresas pagan mucho dinero por el almacenaje de de dicha información.

De acuerdo con la legislación vigente, las empresas deben guardar la información durante años, pero en ciertas circunstancias, que es muy fácil que se cumplan, deben guardarse por otros cinco años. Además, si existen asuntos judiciales, la documentación deberá ser resguardada mientras duren dichos procedimientos.

El empresario que administra su empresa, hoy en día tiene el reto de crear un sistema de conservación de documentos legales electrónicos que le aseguren protección durante todos esos períodos subsecuentes, independientemente del cambio de tecnología.

Los sistemas de radiodifusión fueron utilizados por primera vez en 1906, la BBC realizó la primera transmisión televisiva en 1927, de ahí hubo mejoras a los sistemas, pero tecnológicamente el principio fue básicamente el mismo. El mayor cambio llegó en los últimos años cuando apareció la señal digital y de ahí el progreso ha sido vertiginoso, de tal manera que alguien que quiera mantenerse a la vanguardia tendrá que cambiar su aparato televisivo cada cierto número de años.

La tecnología cambia y, como comenté al principio del artículo, ese cambio es vertiginoso. Quien a principios de los ochenta compró una videocasetera Beta, a la mitad de la década la tuvo que cambiar por un sistema VHS, y a principios de los noventa sustituirlo por un DVD. En la tecnología de información ha sucedido lo mismo.

Las empresas tienen que guardar la información en algún formato digital, que les permita tener la certeza de que siempre estará vigente, independientemente de los cambios en tecnología. Por lo tanto, tendrán que asegurarse que la solución que elijan tenga el respaldo de alguna empresa que les asegure permanencia en el tiempo, propiedad de la información, independientemente de lo que suceda con la empresa y con él proveedor, y disponibilidad.

En mi opinión, no es un asunto que deba de ser tomado a la ligera. El administrador, y más aún el empresario-dueño deberá tener la certeza de que su información estará siempre protegida, disponible y que él siempre tendrá el control sobre la misma.

El empresario deberá revisar los contratos con el proveedor de servicios de almacenaje. La información, independientemente de lo que suceda con la empresa, el proveedor o la relación comercial entre los mismos, será de la empresa y no sujeta a chantajes.

El autor es socio Director General de PKF México