El Control Interno de Inventarios

La correcta administración del nivel de los inventarios puede ser un factor de éxito o fracaso de una empresa

Haciendo un paralelismo entre una empresa y el cuerpo humano, el dinero en efectivo es como el oxígeno que proporciona el elemento procesador de energía para los órganos, pero los inventarios son el alimento en sí, sin los cuales el cuerpo simplemente va muriendo.

Los dos elementos son importantes, y uno no puede existir sin el otro. La empresa necesita de las materias primas e insumos para poder procesar, convertirlo en producto terminado y venderlo, es decir operar su objetivo.

Controlar los inventarios es esencial para que la empresa sea eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. La correcta administración del nivel de los inventarios, como veíamos en el artículo de la semana pasada, puede ser un factor de éxito o fracaso de una empresa. Con tal fin debe establecer políticas y procedimientos en los procesos que tienen que ver con la administración de los inventarios. Dentro de dichas políticas deben incluirse los controles necesarios para prevenir y detectar los riesgos implícitos a el material respectivo. En consecuencia, es importante conocer dichos riesgos.

Los procesos típicos en la administración de los inventarios son: compras, recepción, administración de la existencia, consumos, control de la producción y salida para su venta.

Dentro de los controles de compra de materia prima e insumos, los siguientes riesgos y controles son los más comunes:

  • Riesgo: No llevar a cabo la compra con oportunidad, comprar por debajo de las necesidades o en exceso.
  • Control: Tener determinados los mínimos y máximos indispensables para la operación y establecer los puntos en
  • los que la compra tiene que ser solicitada.
  • Riesgo: Comprar a un precio por encima del valor justo de mercado.
  • Control: Solicitar cotizaciones a por lo menos tres proveedores diferentes.
  • Riesgo: Encarecer la adquisición por pagos indebidos y comisiones ocultas.
  • Control: Supervisión por personal ajeno al proceso con objeto de vigilar que la operación sea llevada a cabo de acuerdo con las políticas de ética y conflicto de intereses de la empresa.

Controles de recepción:

  • Riesgo: Recibir materiales con cantidades, especificaciones o calidades diferentes a las ordenadas.
  • Control: Verificación por parte de personal de control de calidad de las cantidades y características del material recibido. En su caso rechazar, devolver al proveedor y documentar el rechazo.
  • Riesgo: No registrar apropiadamente el tipo y cantidad del material recibido.
  • Control: Registro del material en el sistema de administración del inventario y verificación independiente de la recepción del material.
  • Riesgo: Valuación incorrecta del material en los sistemas de información de la empresa.
  • Control: Registro en el sistema y supervisión del mismo por personal de un área diferente a la que recibe y custodia el almacén.

Controles de administración de la existencia:

  • Riesgo: Pérdida por robo o extravío del material en el almacén.
  • Control: Acceso restringido al área de almacenes, registro de entradas y salidas tanto de personas como de materiales.
  • Riego: Pérdida de control sobre la existencia en el almacén.
  • Control. Conteo físico del inventario regular por lo menos una vez al año, análisis, investigación y control de las diferencias y explicación de las mismas. Supervisión de este proceso por un área diferente a la de custodia de los materiales.
  • Riesgo: Pérdida de valor de los materiales por deterioro o lento movimiento.
  • Control: Seguimiento por lo menos mensual al nivel de las existencias y antigüedad de los materiales. Autorización independiente por un nivel adecuado de las disposiciones o destrucciones de el material obsoleto o dañado.

Control de producción:

  • Riesgo: Uso excesivo de materias primas o insumos en la producción, desperdicio por arriba de él estándar aceptable, bajo nivel de producción en relación con los materiales utilizados.
  • Control: Utilización de fórmulas de preparación, órdenes o planes de producción con las especificaciones precisas de utilización de las materias primas e insumos. Reportes de producción adecuadamente supervisados y autorizados.

Consumos de materias primas y salidas para venta

  • Riesgo: Salidas de inventarios no autorizadas.
  • Control: Para consumos: Todas las salidas deben estar autorizadas y registradas en el sistema de inventarios.

Para venta: todas las salidas deben de corresponder a un pedido/remisión/factura a un cliente válido.

El autor es socio Director de PKF México