El flujo de efectivo

Ya en artículos pasados hemos hablado de la importancia que tiene el controlar adecuadamente los recursos y las obligaciones de las empresas; sin embargo, también es importante que llevemos a cabo una vigilancia muy estricta de los flujos de la empresa.

En el proceso de la administración diaria de un negocio, el flujo de efectivo es la sangre que lleva los insumos necesarios a cada uno de los elementos productivos. Por lo tanto es muy necesario que los flujos sean cuidadosamente vigilados y programados para que la empresa funcione adecuadamente.

El efectivo es muy volátil, es común en las empresas que el efectivo disponible sea insuficiente para cubrir todas las necesidades de la misma. Para evitar esto, es necesario que las empresas generen información precisa de todos los compromisos adquiridos y las necesidades de recursos para la operación.

Lo primero que deberemos conocer es cual el flujo de efectivo disponible y en que fechas se tendrá dicha disposición. Para lograr esto, es necesario que la empresa defina cuáles serán sus ventas, y el plazo de crédito que será otorgado a sus clientes.

A partir de esa información debe de prepararse un presupuesto de flujo de efectivo que tome en cuenta las disponibilidades en cada fecha de pago determinada y las necesidades, así como la calendarización de los pagos.

A manera enunciativa más no limitativa, las obligaciones que cualquier empresa deberá cumplir son:

  1. Sabemos que la nómina comúnmente la pagamos cada quince días, por lo que en esas fechas la empresa tendrá que tener los recursos para cumplir con dicha obligación en tiempo y forma. Asimismo los servicios profesionales que contratamos como complemento a nuestro personal, normalmente deberán ser cubiertos mensualmente.
  2. Los días 17 de cada mes, tenemos que pagar todos los impuestos y contribuciones, sobre los cuales evitaremos incumplir ya que es un financiamiento muy caro y que su incumplimiento tiene consecuencias indeseables.
  3. Para asegurar el abastecimiento de las materias primas y materiales necesarios en la operación debemos cumplir los compromisos con los proveedores, estos normalmente nos darán un plazo de pago que normalmente deberá coincidir con el ciclo de producción y recuperación de la cartera de clientes. Como parte de estos conceptos también deberemos incluir los seguros y fianzas necesarios para la operación.
  4. Los pagos de servicios públicos también son estratégicos, ya que sin energía, agua o comunicaciones, difícilmente podremos lograr nuestros objetivos, los prestadores de dichos servicios nos cobrarán mensualmente en fechas específicas, y normalmente son intransigentes para el no pago.
  5. Otro de los componentes relevantes del presupuesto de flujo de efectivo son los pagos de los financiamientos obtenidos tanto con objeto e inversión en activo como para cubrir faltantes de efectivo. Este concepto deberá incluir tanto el pago del capital del préstamo recibido como el del interés generado, de acuerdo a los términos acordados en el contrato de crédito.
  6. Una vez que determinamos tanto las disponibilidades como las obligaciones, viene la parte difícil, que es verificar si los flujos de operación alcanzarán a cubrir las necesidades o estas deberán ser analizadas con objeto de eliminar todos los gastos superfluos que no generan valor a la empresa, también las aplicaciones de efectivo no productivas como pueden ser los gastos de viaje no necesarios o los pagos de servicios superfluos como suscripciones o cuotas a centros deportivos, personal no necesario, etc.

    Conforme las empresas tienen operaciones más complejas, este presupuesto de flujo se vuelve más relevante y en consecuencia más complejo.

    El autor es Socio director de PKF México.