6 tips para implementar un programa de gestión de viajes en tu pyme

Implementa un programa de viajes y evita perdidas. Foto: Especial

Los viajes de negocios pueden llegar a ser el segundo mayor costo de las pequeñas y medianas empresas, incluso, diversos estudios afirman que las pequeñas empresas pueden llegar a perder hasta un millón de pesos al años, debido a una mala gestión de viáticos.

Otros de los factores que llevan a las pymes a tener pérdidas en los viajes de negocio son: errores a la hora de facturar, gastos que exceden el presupuesto establecido, tardanza en la presentación de informes de gastos y falta de visibilidad o control de los montos pagados.

Las pymes tal vez piensen que trabajar con una compañía de gestión de viajes es algo solo para grandes corporativos. Sin embargo, estas organizaciones pueden beneficiarse considerablemente al implementar un programa de viajes.

Sobre todo aquellas empresas que realizan muchos viajes al año y repiten destinos. Te compartimos seis beneficios que pueden obtener:

1. Músculo de negociación

Las empresas de gestión de viajes realizan grandes compras de servicios turísticos. Esto les facilita hacer negociaciones con diversos proveedores, como hoteles, para conseguir mejores tarifas para sus clientes.

2. Consolidación de compra

Los expertos en gestión de viajes pueden ayudar a las pymes al ofrecerles asesoría sobre las áreas de oportunidad para generar ahorros. Por ejemplo, al hacer un análisis y determinar los destinos más visitados y los proveedores utilizados. Esto permitirá concentrar el gasto de viajes en pocos proveedores, facilitando inclusive una negociación individual. Esto no es cualquier cosa, ya que se calcula que una empresa puede generar ahorros de hasta de un 15% en sus gastos de viaje al consolidar sus compras.

3. Plataformas tecnológicas para generar ahorros y dar un mejor servicio

Algunas empresas de gestión de viajes cuentan con plataformas tecnológicas que les permiten tener un mayor control en tiempo real, no solo de los gastos realizados, sino de categorías e inclusive hasta empleados específicos. Esto facilita la detección de áreas de oportunidad para generación de ahorros. Por ejemplo, la ruta de vuelo más utilizada. Asimismo, se crean eficiencias en costos al controlar todo el programa de viajes desde una sola plataforma, en lugar de hacerlo a través de múltiples herramientas.

Inclusive, algunas cuentan con aplicaciones que los empleados pueden descargar en sus teléfonos celulares o tabletas, permitiéndoles tener en la punta de los dedos y en un solo lugar toda la información que pudieran requerir para su viaje, desde alertas sobre retrasos de vuelos hasta clima en su destino, pasando por sus números de viajero frecuente, pasaportes y visas.

4. Empleados más contentos

Un buen programa de gestión de viajes también puede ayudar en la captación y retención de talento, al tomar en cuenta las preferencias de los empleados y ofrecerles productos y servicios que respondan a sus necesidades.

Por ejemplo, un estudio realizado por CWT demuestra que los viajeros mexicanos de negocios prefieren los hoteles de gama media alta que tengan programas de fidelización y sean confiables. Este tipo de conocimiento del viajero facilita la creación de un programa que se adecúe a las necesidades del usuario nacional.

Asimismo, una empresa de gestión de viajes automáticamente puede realizar cambios en itinerarios de vuelo en caso de retrasos que generen problemas de conexión, facilitando el trayecto del empleado a su destino y evitándole estrés.

5. Una política de viaje eficiente y personalizada

Asimismo, una empresa de gestión de viajes puede ayudar a las organizaciones a crear políticas de viaje eficientes y acordes al tamaño y realidad de las pymes.

6. Mejoras en productividad

Las pymes tal vez no estén teniendo en cuenta la cantidad de tiempo que su personal invierte - o más bien, desperdicia - al no contar con apoyo externo en el renglón de viajes. Los empleados no solo pierden tiempo en la planeación del viaje y las reservaciones o posibles cambios, sino también en temas administrativos como la comprobación de gastos. Este es tiempo valioso que el personal podría emplear en actividades que influyan en un beneficio real para su organización.

CRÉDITO: 
Redacción