Elementos para la toma de decisiones

En varias ocasiones hemos hablado del proceso de toma de decisiones que cualquier administrador de cualquier tipo de entidad tiene que llevar a cabo en el desempeño de sus funciones, es la esencia del perfil del puesto.

Si clasificáramos los tipos de decisiones que tienen que ser llevadas a cabo durante el proceso administrativos, llegaríamos a que existen decisiones de tipo:

  • Estratégico
  • De planeación
  • Operativas

Las decisiones estratégicas son tomadas una vez cuando se define la ruta que ha de seguir la entidad a largo plazo, o cuando las circunstancias han cambiado de tal manera que es necesario redefinir la visión, la misión y el objetivo de la entidad. Esto quiere decir que las decisiones estratégicas son tomadas una vez y no son modificadas sino cuando sucede algo que cambia todo el concepto del propósito del negocio.

Las decisiones de planeación son tomadas cada vez que se lleva a cabo una revisión de los planes de la entidad para cumplir sus objetivos en el futuro próximo, normalmente el año siguiente. Este tipo de decisiones incorpora definiciones de tipo táctico, es decir la definición que tiene la gerencia de la mejor manera de obtener los resultados deseados en el futuro próximo.

Las decisiones operativas, son aquellas que la administración del negocio tiene que tomar rutinariamente para asegurar que la entidad continuará con su operación cotidiana ininterrumpidamente.

Todos estos tipos de decisiones requieren de un proceso de toma de decisiones que tiene los siguientes elementos:

  • Información: Cualquiera que sea el tema sobre el cual se va a tomar una decisión, requiere que el administrador se haga llegar de toda la información relevante necesaria para hacerlo.
  • Premisas de toma de decisión: El administrador deberá determinar los principales parámetros a tomar en consideración que le ayude a determinar las cualidades de las alternativas posibles.
  • Priorización: A la hora que el administrador se encuentra con que tiene enfrente una serie de toma de decisiones, necesita jerarquizarlas por orden de importancia y de urgencia, con objeto de enfocar los esfuerzos hacia aquellas que tienen un mayor impacto en la entidad.
  • Definición de alternativas: Con la información obtenida, las alternativas son determinadas y listadas para su consideración.
  • Evaluación: Todas las alternativas son enfrentadas, y analizadas en función a la información que se tiene de ellas, los parámetros definidos y al criterio que el propio administrador se forme de ellos.
  • Decisión: Basado en todo lo anterior, el administrador determina cual de las alternativas es la que ofrece mejores resultados con el menor costo posible.
  • Puesta en marcha: El administrador da la instrucción de instrumentar y poner en funcionamiento la alternativa seleccionada.
  • Retroalimentación: El administrador recopila la información relativa a los resultados obtenidos sobre la aplicación de la alternativa seleccionada y evalúa si es necesario tomar medidas modificatorias o correctivas para mejorar los resultados.

Cada administrador tiene un estilo propio de manejo de situaciones y, en consecuencia, de toma de decisiones. Este estilo está influido por el grado de incertidumbre y de riesgo que el considere que existe en cada una de las alternativas.
Normalmente, esta situación se resuelve con la información que se puede recabar, sin embargo, conforme existen variables que puedan ser influidas por situaciones externas fuera del control de la entidad, la incertidumbre crece y la posibilidad de entrar en un proceso de indecisión aumenta.

La indecisión, paraliza e impide que las cosas sean corregidas o mejoren, por lo que el administrador tendrá que desarrollar un sentido de apetito al riesgo que le ayude a tomar las decisiones necesarias en un ambiente de incertidumbre. El riesgo puede ser medido en bajo, medio o alto y las decisiones de la gerencia dependerán de el nivel de tolerancia al riesgo que hayan decidido tener.

En estos casos, el proceso de determinación del nivel de riesgo, se vuelve parte importante de la toma de decisiones por parte de la administración de la entidad. Este asunto ya lo hemos tocado en artículos anteriores y lo volveremos a tocar en subsecuentes.