La eficiencia en la empresa y como medirla

Todas las empresas tienen objetivos, el principal para los dueños y accionistas es la generación de utilidades para los dueños o accionistas; sin embargo, no es el único fin de las empresas, algunas empresas comercializan productos, otras los producen, otras prestan servicios; todas con el fin de cubrir una necesidad de alguna comunidad y de los individuos que la integran. Por supuesto, todo está sujeto a la escala con la cual la empresa atiende a alguna comunidad; como las tiendas de conveniencia que atienden solamente a la comunidad que las rodea, en el otro extremo tenemos aquellas que son globales y cubren a todo el mundo, como pueden ser las automotrices o las empresas globales de bienes de consumo.

A veces la posibilidad de solicitar créditos para financiar ciertas actividades da la impresión de que se pueden tener recursos ilimitados; sin embargo, debemos entender que cuando las entidades toman dichos financiamientos, los están garantizando con los recursos futuros que obtengan de sus actividades y que no podrán servir para refinanciar dichas actividades.

También dentro de los objetivos de cualquier entidad sin fines de lucro, está el cubrir alguna necesidad de la comunidad en la cual lleva a cabo sus actividades, y por supuesto todas las entidades de gobierno tienen sus objetivos específicos en beneficio de los ciudadanos del país al cual sirven.

Toda esta gama de actividades posibles se lleva a cabo dentro de un ámbito de recursos limitados para desarrollar sus objetivos.

Todas las organizaciones requieren llevar sus actividades con un alto grado de eficiencia y efectividad. La primera es para lograr todos sus objetivos con el uso de la menor cantidad de recursos posibles y la segunda es para cumplir de la mejor manera sus objetivos.

Para lograr lo anterior, es necesario poder medirlo:

  • La eficiencia normalmente puede ser medida numéricamente, por ejemplo, producir el mayor número de artículos al menor costo posible. Esto se puede medir con un buen sistema de costos y reportes financieros veraces y oportunos, que permitan comparar esos resultados contra los planes y presupuestos y contra los parámetros del “mejor resultado obtenido en igualdad de circunstancias”.
  • En el caso de la efectividad, se trata de medirla en cuanto a la calidad del producto o servicio prestado. Esta se puede medir con un buen sistema de vigilancia del control de la calidad, que compare contra los parámetros establecidos y contra la satisfacción del cliente.

Todo lo anterior, es importante, pero las administraciones de las entidades deben tener en consideración otra serie de factores que las ayuden a lograr sus objetivos con la máxima eficiencia. Estos factores tienen que ver con aspectos relativos a todas las personas que participan, directa o indirectamente, en la cadena productiva.

Estos factores tienen que ver con temas que hemos estado tratando en artículos anteriores como son:

  • La alineación de los objetivos individuales de las personas que participan con los de las empresas.
  • El diseño correcto de los objetivos, procesos, tareas y actividades de las organizaciones.
  • La forma en que se capacita al personal que las efectúa.
  • El grado de compromiso que tengan los integrantes de la organización con la misma y sus compañeros.

Además, le agregaría un concepto que en algún artículo anterior ya mencioné, “la consciencia de costo”, que quiere decir que todos los involucrados tienen que estar conscientes de que tanto sus tiempos como los recursos que utilizan deben ser utilizados evitando pérdidas, desviaciones y desperdicio, incluyendo en lo último hacer las cosas dos veces por falta de calidad o atención.