El Gobierno de Tecnología de la Información

Uno de los principales riesgos que puede correr una empresa es invertir en proyectos que no generan productividad. Es decir, que cuando un proyecto se vuelve un barril sin fondo y no genera los resultados deseados, la empresa puede entrar en una crisis de liquidez y de confianza.

Lo anterior es particularmente cierto en el área de los sistemas automatizados, más cuando son sistemas de tecnología de la información, existen muchos que prometen solucionar a las empresas desde la información más disponible, hasta la solución a los problemas de productividad de la empresa.

En muchos casos, la publicidad de los sistemas se parece a los productos milagro de la salud. “Sin hacer prácticamente esfuerzo alguno puede usted adelgazar hasta convertirse en Gisele Bündchen, o Brad Pitt, dependiendo del género”. En el caso de los sistemas, los anuncios van más o menos así: “La solución a sus problemas de exceso de papel y falta de productividad es el software XYZ”.

Una vez que el administrador de la empresa adquiere el software, se da cuenta de que ahora tiene que gastar otro tanto o más en los honorarios de el o los consultores que le van ayudar a implementarlo; algunas veces, además se da cuenta que necesita comprar un complemento del software o hardware para que haga lo que el administrador de la empresa espera que haga.

Normalmente, el responsable de la administración de la empresa, confiará en la opinión o sugerencia que el encargado de los sistemas tecnología de la información o en su caso, si no cuenta con el área, de algún conocido que lo asesore en dichos temas.

Sin embargo, la decisión de invertir en sistemas de información, es mucho más sensible de lo que normalmente podemos pensar. Desde un punto de vista del usuario, cualquier sistema podría llamarle la atención por todos los atributos que el vendedor le enseña. Pero la pauta la debe marcar las necesidades de la empresa.

Todas las decisiones de la estrategia que debe seguir la empresa en el área de tecnología de información, debe ser tomado por un cuerpo colegiado en donde además de haber expertos en sistemas, deben existir representantes de alto nivel de todas las áreas más importantes de la empresa.

A la hora de tomar la decisión de qué sistema es el más indicado para la empresa, es necesario que primero hagamos un levantamiento de todas las características operacionales de la empresa y la información que esta genera, como sigue:

  1. Identificación de las diferentes transacciones que lleva a cabo la empresa y mapeo de estas.
  2. Identificar las fuentes de la información, sea esta externa o interna y los responsables de obtenerla o generarla.
  3. Identificar los tiempos en los que cada operación generadora de información se llevan a cabo para determinar las oportunidades de estas.
  4. Identificar las necesidades de información de cada área y puesto directivo de la empresa, su uso y la forma en la que debe ser complicada y presentada.
  5. Depurar la forma en la que la información es distribuida, evitando enviar información a quien no la necesita para sus funciones.
  6. Revisar la segregación de funciones y responsabilidades para evitar incompatibilidades.

Existen otros factores a tomar en cuenta. Una vez que se tiene dicho análisis, se evalúan todas las opciones de productos que estén disponibles en el mercado para seleccionar la que más se ajuste a las necesidades de la empresa.

El autor es Socio director de PKF México