El control de costos otra vez

En mi artículo publicado el 19 de abril del 2016, hablamos sobre la importancia que tiene para los administradores de las empresas el control de los costos. Así mismo, en los artículos del 12 de septiembre y 3 de octubre del 2017, retomamos el tema y hablamos de la valuación de los inventarios y la determinación del costo de ventas.

Hoy traigo a discusión el tema de nuevo para regresar al control de costos y ampliar un poco sobre el mismo y a su vez resaltar la importancia que tiene no solamente para la toma de decisiones, sino para tener una vigilancia ampliada sobre el desempeño de la empresa.

Antiguamente, las compañías tenían grandes departamentos de contabilidad de costos, con el objeto de tener un registro continuo de los gastos que las empresas estaban incurriendo en la fabricación de sus productos con objeto de que pudieran determinar con precisión los precios de venta y los márgenes de utilidad, así como mantener una vigilancia continua sobre el desempeño y la productividad del negocio. Hoy en día, esa tarea ha sido asignada a los sistemas de tecnología de información y, por el volumen, siento yo, que se ha perdido su vigilancia.

Por supuesto, muchos directores de empresa me responderán que estoy totalmente equivocado, ya que ellos conocen perfectamente sus costos y los están vigilando permanentemente. Sin afán de contradecirlos, en realidad, la mayor parte de las veces, los directores están conscientes de lo que deberían costar sus productos en términos de los planes de producción y presupuestos, pero no saben a ciencia cierta cuánto están gastando en ese momento en su producción, ya que, mientras el estado de resultados muestre los márgenes esperados, en realidad no se preocupan por ver los detalles.

Una estricta vigilancia y control sobre los costos se vuelve aún más importante en ambientes de alta competencia, ya que permiten al administrador tomar decisiones respecto a políticas de precios y otras acciones para que sus productos puedan mantenerse competitivos en el mercado.

Actualmente, con los sistemas de información que existen, el administrador tiene más y mejores herramientas para poseer un control de costos muy eficaz y efectivo; sin embargo, la mayor parte de las veces el sistema de costos no cuenta con un tablero de control que permita en tiempo real conocer el comportamiento de los elementos del costo y tener alertas tempranas cuando alguno de los elementos sale de los estándares.

Recordemos que los grandes rubros de elementos del costo son: materia prima, mano de obra y gastos de fabricación. Dentro de este último elemento se tienen todos los costos de energía (incluyendo eléctrica y combustibles), insumos (todos aquellos productos adicionales a la materia prima que son utilizados en la producción), materiales y refacciones, depreciación y amortización de la maquinaria y el equipo y costo de los departamentos de servicio que intervienen en la producción.

Otro de los factores que influyen en un control de costos efectivo es mantener al mínimo los efectos que los costos fijos tienen en el costo, ya que, a una baja en la producción y venta del producto, puede ocasionar un incremento en el valor unitario de los productos, haciendo que no logren competir en el mercado.

Otra herramienta muy importante para la vigilancia del desempeño y la eficiencia de la producción es contar con un estado de costo de producción por cada línea de producción que la empresa tenga. Esto ayuda a determinar la eficiencia con la que cada línea trabaja y a poder tomar decisiones oportunas respecto a cualquier variación que ésta tenga.

Por último, si la empresa cuenta con un sistema de control basado en estándares, la vigilancia estricta sobre las variaciones al costo deberá originar explicaciones y acciones inmediatas de corrección para evitar ineficiencias o pérdidas para la empresa.