El cambio de estafeta de los funcionarios

Es necesario que exista un protocolo para la sustitución de las personas clave de las empresas a fin de no retrasar la operación del día a día.

Ya en el pasado hemos platicado sobre el proceso de sucesión en las empresas, y hablábamos de este como algo planeado en donde se prepara a las personas que sustituirán cada uno de los puestos clave de una empresa.

En todas las organizaciones, grandes y pequeñas, llega un momento en que las personas tienen que ser sustituidas. No importan los motivos: cambio en la administración, retiro normal o anticipado, renuncia por que el individuo encuentra mejores perspectivas y razones más graves como el despido o incluso la muerte.

Sea cual fuere las razones del cambio es necesario que exista un protocolo para lograr que la sustitución de las personas clave de las empresas o cualquier otra entidad, no signifique un retraso en la operación normal.

Ese protocolo ¿que debería incluir? La correcta operación de las empresas se basa en que todos los procesos estén debidamente especificados, todas las tareas estén adecuadamente documentadas y estén basadas en políticas y procedimientos aprobados.

El primer punto que debemos tener es la descripción del perfil de puestos, ya que así la persona que deja el puesto deberá entregar un resumen del estatus de todas sus tareas. La administración, deberá confrontar dicho informe contra todas las obligaciones detalladas en el perfil de puestos y verificar que todas estén contempladas en el documento recibido.

La administración debe tener un control de toda la documentación que cada empleado tiene bajo su custodia. Debe existir una carta responsiva que asegure que dichas personas están conscientes de su responsabilidad en cuanto a la integridad y confidencialidad de dicha información. Al entregar el puesto, deberá tener un control de documentos basados en las cartas responsivas.

Asimismo, debe existir la relación de equipos entregados a la persona que correspondan al puesto, que en su momento también deben tener una carta responsiva, a fin de que efectúe la entrega. En ocasiones existe un acuerdo entre la administración y el empleado para que éste se quede con algunos de esos equipos, ya sea porque en la nueva posición lo va a seguir utilizando, o por que la empresa acordó facturárselo y tomarlo como parte del acuerdo de retiro. Cualquiera que sea el caso, debe quedar documentado para que en los controles internos se lleven a cabo los registros que procedan.

Uno de los puntos más relevantes y a veces más difícil que no se le da la suficiente importancia en la entrega de un puesto, es que el funcionario proporcione todos los contactos y relaciones de negocio que corresponden al cargo, los preexistentes a su participación o aquellos que haya logrado. Dicha lista deberá contener la naturaleza de la relación y la relevancia para la empresa de cada uno de dichos contactos.

Por último, es muy útil que el funcionario haga una breve descripción de todas aquellas áreas de oportunidad que en su opinión puedan mejorar la función que desempeña.

Luis Alberto Cámara Puerto es socio fundador de PKF México