Consejos para una contabilidad pulcra

Los Consejos de Administración y los Directores Generales de las empresas grandes, además de su preocupación por las ventas, la rentabilidad y el crecimiento, también suelen tener algunas inquietudes sobre su contabilidad: ¿Son totalmente confiables las cifras de sus estados financieros? ¿Puede originar el desorden de la contabilidad, que se pierda en control sobre la operación? ¿Podemos tener un fraude por la falta de control en las cuentas?

Las inquietudes anteriores también suelen ser compartidas por los dueños de las pequeñas y medianas empresas (pymes). Máxime que éstas no suelen tener los controles internos de las empresas grandes.

Los Consejos mínimos que haría para mantener una Contabilidad pulcra, serían los siguientes:

*¿Existe un Manual de Contabilidad y un catálogo de cuentas preparados por un experto contable?
*¿Están soportadas la totalidad de las pólizas y las cuentas registradas en la balanza de comprobación con facturas, documentación, cálculos y con información del sistema contable?
*¿Están integradas por cada una de sus partidas las cuentas y subcuentas de activo, pasivo y capital contable?
*¿Revisa periódicamente el dueño o el gerente general de la Pyme con su Contador los saldos raros o contrarios a su naturaleza de las cuentas de activo y pasivo?
*¿Existen saldos antiguos no investigados o pendientes de depuración en las cuentas de balance mayores a 6 meses, o peor, aún, mayores a un año?
*¿Se le prohíbe al Contador que abra y mantenga activas cuentas depuradoras o por identificar de activo y pasivo?
*¿Existen cuentas con saldos importantes de Deudores o Acreedores Diversos que requieren reclasificación, ajuste o un mayor análisis y autorización?
*¿Se aplican las normas de información financiera?
*¿Existen límites de autorización para aprobar las pólizas de diario, de egresos y de diario y son respetados?
*¿Son tomados en cuenta los ajustes y reclasificaciones propuestos por Auditoría Externa durante todos los meses del año y no solo anualmente, derivado de su dictamen?
*¿Se contabilizan las facturas de venta en el periodo y mes contable en que se originaron y no indebidamente en uno anterior o posterior, para evitar que “se cure en salud el Director o Gerente de Ventas”, originando manipulación de los resultados?
*¿Son registrados los pasivos y los gastos de la Pyme en el periodo contable correspondiente?
*¿Están debida y oportunamente conciliados los estados de cuenta bancarios con la contabilidad? ¿Se le da seguimiento formal con el banco a los cargos y abonos no correspondidos por ambas partes?
*¿Se aplican directamente a las subcuentas de los clientes los cobros realizados y las notas de crédito y no a una cuenta global de clientes?
*¿Se depuran constantemente todas las cuentas que lo requieren, incluidas las de clientes y de proveedores?
*¿Las diferencias del inventario físico Vs. registros, son investigadas a fondo y se presenta un informe al respecto al dueño o gerente general de la Pyme para su aprobación formal?
*¿Se realizan inventarios físicos de los activos fijos anualmente y las diferencias son aclaradas y ajustadas en las cuentas correspondientes?
*¿Se vigila aplicar o descontar correcta y oportunamente los anticipos a proveedores Vs. el pago de facturas, para evitar pagos de más a proveedores?

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El autor es integrante del Consejo Editorial de la revista Veritas