¿Cómo administrar la nómina en tu empresa?

El pago de la nómina es una pieza clave en la administración de cualquier compañía. Esto significa garantizar que los trabajadores reciban en tiempo y forma sus salarios, así como los documentos que certifican la recepción del pago correspondiente y las deducciones aplicables al mismo, es decir la cantidad que se descuenta por concepto de aportaciones de seguridad social y vivienda, impuestos y retenciones.

La consultora Salles Sainz Grant Thornton afirma que la mala gestión financiera es la causa por la que ocho de cada 10 pequeñas y medianas empresas (pymes) en México cierra antes de los cinco años. A pesar de ello, en muchos negocios aún se desconoce o se lleva a cabo de forma errónea el proceso para realizar cálculos de impuestos, cumplir cuotas obrero-patronales y pagar el sueldo a los empleados.

Debido a esto, es importante poner especial atención al manejo correcto de la nómina, apegándose a la legislación laboral y fiscal vigente. A continuación, algunas recomendaciones para tener una administración inteligente de la misma:

  • El primer paso es identificar el giro de tu negocio, verificar la capacidad de tus ingresos y revisar el perfil de tus trabajadores para establecer la forma de pago. Esto te ayudará a conocer la liquidez requerida para solventar los impuestos y los sueldos a aplicar. Aunque no existe un porcentaje fijo, la consultora estadounidense especializada en recursos humanos Second Wind Consultants asegura que un rango aceptable para gastos en salarios es del 30 al 38% de las ventas.
  • Los recursos destinados a la nómina no deben utilizarse para resolver otras necesidades del negocio, ya que esto provocará retrasos en los pagos, generando desconfianza en el personal.
  • No deposites toda la responsabilidad de elaborar la nómina en una sola área, ya sea Recursos Humanos (RH) o Finanzas. Ambas son instancias complementarias y deben trabajar en conjunto con el resto de los departamentos de la organización para tener la documentación requerida en orden.
  • Toma en cuenta que gestionar la nómina de forma manual implica posibles errores en la captura de la información y una pérdida significativa de tiempo. Por ello, apóyate en un software especializado que te permita agilizar y automatizar este proceso, realizar los cálculos con exactitud y cumplir con tus obligaciones fiscales, como expedir y entregar a tus trabajadores recibos de nómina electrónicos o Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Te recomiendo asesorarte para hacer la mejor elección.

En resumen, la nómina es un instrumento administrativo que además de facilitar el pago ordenado, preciso y oportuno de sueldos o salarios a tus colaboradores, te proporciona información contable y estadística valiosa, por lo que un buen control de ella también te llevará a tomar las mejores decisiones para tu empresa.

*El autor es director general de Aspel