Una razón más para implementar un sistema contable

Las Pequeñas y Medianas Empresas (pymes) se enfrentan a varios retos desde su inicio de negocios y en las diferentes etapas de su crecimiento, pero sin duda uno de los grandes retos a los que se enfrentan en algún punto de su existencia es la necesidad de contar con mecanismos que les permitan administrar, almacenar, consultar, producir y analizar su información financiera para uso de terceros; particularmente aquellas empresas que tienen planes de expansión y requieren fuentes de financiamiento externo; y de igual manera para dar cumplimiento a las obligaciones fiscales establecidas en el Código Fiscal de la Federación en materia de llevar contabilidad.

No es común que una pyme produzca información financiera confiable de manera periódica, siendo comúnmente producida a petición expresa de alguna autoridad, institución financiera o por algún tema de índole regulatorio o legal, debido a que no tienen la obligación de hacer públicos sus estados financieros. Más aún, en algunos casos existe una línea muy delgada entre los activos de la empresa y los de sus propietarios, dado que no hay roles perfectamente definidos ni un gobierno corporativo.

De acuerdo a la encuesta empresarial del Banco Mundial de 2010, el 12% de las empresas encuestadas identifican al acceso a financiamiento como una de los principales obstáculos para el desarrollo empresarial en México, donde las pymes son las que tienen la mayor restricción. Entre los factores que intervienen el acceso a financiamiento están, entre otros, los económicos como son las tasas de interés, las comisiones bancarias, gastos profesionales, etc. y los factores cualitativos como información financiera vigente y confiable, documentación en regla, inscripciones ante autoridades hacendarias, empresariales o regulatorias, entre otros.

En relación con la generación de información financiera confiable podemos mencionar que en la medida en que las empresas comienzan a consolidarse en el mercado en que participan y más aún empiezan a crecer, la necesidad de contar con información respeto a la situación financiera y resultados crece con ella.

Ésta conlleva en algunos casos también la necesidad de considerar alguna inversión de capital para la adquisición de equipo de cómputo, software y capacitación del personal; sin embargo existen alternativas como son llevar la contabilidad en el programa “Mis Cuentas” que pone a disposición el Servicio de Administración Tributaria (SAT), donde solo se requiere el Registro Federal de Contribuyentes y una contraseña, en el cual se pueden ir registrando ingreso, gastos e inversiones.

Asimismo, con esta aplicación también se tiene la opción de generar y emitir comprobantes fiscales o facturas electrónicas y el modo de consulta de los datos capturados y/o comprobantes fiscales emitidos. Está opción está disponible para las personas físicas con actividad empresarial como para las que están en régimen de incorporación fiscal.

Por lo que respecta a las personas morales, éstas deberán llevar su contabilidad en los términos del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación y su Reglamento. Entre otros aspectos relevantes debemos mencionar que los registros o asientos contables que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el citado Reglamento y las reglas de carácter general que ha emitido el SAT en la Segunda Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, en la cual se precisa que es requisito a partir de julio 2014, ingresar de forma mensual su información contable a través del portal de internet del SAT, de acuerdo con las reglas de carácter general que para tal efecto ha emitido el SAT.

En general se puede usar cualquier sistema contable de cualquier proveedor o utilizar los servicios de un contador, quien puede realizar ese servicio; todo dependerá del tamaño, necesidades, volumen de operaciones, disponibilidad de personal con que cuente la empresa.

El mantener un sistema de contabilidad, aunado a un proceso de emisión de información financiera confiable y apropiado que permita almacenar, consultar y extraer información para realizar análisis de datos, permite no sólo dar cumplimiento a una disposición fiscal, sino acceder a uno de los requisitos y que puede representar un obstáculo para acceder a financiamiento en alguna institución financiera o gubernamental, como lo es la generación de estados financieros e información financiera confiable que sirva de base para la preparación de proyecciones y presupuestos.

**El autor es integrante de la Comisión de Desarrollo Auditoría – Sur del Colegio de Contadores Públicos de México y Director de Auditoría – Servicios Financieros en KPMG.