Check lists: herramientas clave para cualquier empresario

Las listas de chequeo o check lists son aquellos formatos que nos ayudan a realizar tareas repetitivas dentro de la empresa o sus diferentes áreas y que nos ayudan a cumplir y a cuidar que no se nos escape ningún detalle de las mismas.

Todos hemos usado alguna vez un check list para algo cotidiano: desde la lista del supermercado, pasando por los útiles escolares hasta llegar al proceso de contratación de una persona; sin embargo, subestimamos su uso y pensamos que solo sirven para este tipo de tareas, cuando en realidad podemos aplicarlos para muchos más procesos de los que pensamos: procesos de prospectación y venta dentro de las empresas, de contratación y despido, capacitación y entrenamiento para ciertas funciones dentro de las áreas operativas, etc.

Su uso nos ayuda tanto para comprobar que los pasos se realizaron (a manera de revisión), como para saber que no se nos pasó ninguno y su construcción es realmente sencilla (aunque muchos piensen lo contrario) ya que solo debemos preguntarnos y respondernos: ¿qué?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cuánto?, ¿dónde?, ¿cómo? y ¿porqué?. Y para responderlas podemos ocupar al equipo involucrado en el proceso que queremos documentar en check list para no omitir detalles de las respuestas a las preguntas anteriores y seguir el orden que el proceso requiere.

Desde mi punto de vista, las listas de chequeo son una forma más “infográfica” de poner en práctica un manual de operaciones que muchas veces es tedioso de leer y ocasiona que termine empolvados en nuestro escritorio.

Dentro de la agencia, por ejemplo, lo utilizo mucho a la hora de dar entrenamiento a los nuevos ejecutivos, ya que tengo escritos los pasos y los procesos que deben estar perfectamente cubiertos para estar listos, operar las cuentas y por supuesto respondo las preguntas anteriores. Por ejemplo:

¿Qué? – Monitorear las marcas dentro de las redes sociales.
¿Quién? – Lo lleva a cabo el Aliado de Marca de Tok RP para sus funciones.
¿Cuándo? – Todos los días entre 9 y 10 am y entre 5 y 6 pm.
¿Dónde? – En las redes sociales que cada aliado tiene a su cargo.
¿Cuánto? – Número de incidencias o casos que son necesarios reportear o dar seguimiento.
¿Cómo? – A través de las notificaciones y alertas de las redes.
¿Por qué? – Para dar seguimiento a interacciones y prevenir crisis.

Y con esto entonces puedo ir armando con la ayuda de todos el check list de “Monitoreo diario de cuentas”. ¡Es fácil, ¿no? ¿Te gustaría empezarlo a aplicar? Si tienes dudas, con gusto puedo ayudarte. ¡Búscame!

Javier Vázquez Gómez es director general de Tok Relaciones Públicas