Planifique su ausencia y prepare las maletas

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Lo más importante es prever y e informar de su ausencia durante el periodo de descanso; sus clientes y empleados deben saber qué hacer y cómo establecer comunicación.

Para aliviar la tensión y el temor que pueden acompañar a la planificación previa a las vacaciones, es recomendable crear una lista de tareas y temas que se deben gestionar en su ausencia.

Como mínimo, necesitará que alguna persona de su organización lo cubra mientras usted está ausente. Si no tiene empleados, un colega profesional puede quedarse como respaldo para emergencias de clientes o consumidores.

Escriba una lista de proyectos.- Haga un inventario completo de los proyectos recientemente terminados, del trabajo actual y las próximas asignaciones. Para cada elemento de su lista, haga una nueva con todos los posibles problemas que podrían surgir en su ausencia. Planifique para cada caso. Asegúrese de no pasar por alto proyectos recientemente terminados. El trabajo que ha "puesto a dormir" puede a menudo generar averiguaciones de clientes o consumidores en las semanas siguientes.

Planifique por si las cosas no salen bien.- Prepare una lista de situaciones posibles sobre los proyectos actuales. Un poco de planificación teniendo en cuenta las llamadas leyes de Murphy puede preparar a todos para las cosas que indudablemente saldrán mal. ¿Cuáles son las principales preocupaciones para cada cliente? ¿Qué es lo peor que puede pasar con cada cuenta?

Avise brevemente a los clientes o consumidores.- No deje que su ausencia prolongada tome por sorpresa a los clientes. Avíseles sobre su ausencia con un mínimo de dos a tres semanas, preferiblemente más. Comuníqueles cuánto tiempo va a estar afuera, con quién deben comunicarse mientras tanto, cómo pueden comunicarse con esta persona (números de teléfono y fax y dirección electrónica) y de qué manera esta persona podrá ayudarlos. Comunique su confianza en la capacidad del personal para brindarles ayuda si surge un problema. Si tiene personal nuevo en su organización, haga que ambas partes hablen antes de irse. Es importante que sus clientes se sientan cómodos con los arreglos que usted haya hecho.

Planifique teniendo en cuenta todas las comunicaciones entrantes.- Asegúrese de estar preparado para manejar su correo de voz, correo electrónico y faxes entrantes. Configure las opciones necesarias para que el fax tenga el teléfono de respuesta adecuado, indique cuánto tiempo estará fuera y pida ayuda para hacer circular los mensajes del fax.

Reponga los suministros y la caja chica.- Si va a dejar personal o compañeros de trabajo a cargo, asegúrese de que tengan suficientes suministros de oficina para seguir trabajando en su ausencia. Verifique que la caja chica tenga fondos y asegúrese de que éstos sean adecuados o deje un cheque firmado con ese fin.

Pague las cuentas y firme los cheques.- Verifique la fecha de vencimiento de sus pagos regulares de alquileres, servicios públicos, suministros, etcétera. Si no quiere pagarlos por anticipado, prepare los cheques y confíe a alguna persona el encargo de enviarlos por correo en las fechas adecuadas. No deje que las cuentas se venzan porque usted se vaya de vacaciones.

Deje información de contacto para emergencias.- Asegúrese de que las personas que quedan en la oficina no se sentirán perdidas ante problemas técnicos o de mantenimiento en su ausencia. ¿Qué sucede si un drenaje se obstruye o se descompone la calefacción? Deje el teléfono del electricista, plomero y otras personas de mantenimiento del edificio. No olvide las computadoras ni la red telefónica. Asegúrese de que también haya información de contacto correspondiente a las personas o asesores de reparaciones.

Haga una doble verificación de las cosas menos importantes.- No olvide la limpieza y las medidas de seguridad. Escriba todas las tareas de las cuales se ocupa en su oficina sin siquiera pensarlo. ¿Usted es la persona que rutinariamente cierra las persianas a última hora de la tarde para evitar que los equipos se sobrecalienten? ¿Usted es la persona que coloca papel higiénico en el baño de los empleados? Piense en todos esos trabajos pequeños y asegúrese de que se hagan en su ausencia. Si usted es quien cierra a la noche, asegúrese de que otra persona conozca el procedimiento para dejar cerrado el edificio.

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Con información del Instituto Pyme, mexico.smetoolkit.org.

CRÉDITO: 
Redacción