Centro de Servicios Compartidos, una alternativa de operación

Introducción

Amigo empresario, ¿Te has enfrentado con la inconsistencia de reporte de información operativa y financiera de tus diversos centros de negocios o sucursales? ¿En cada una de ellas los procesos son diferentes?

Una alternativa, para homologar los procesos de actividades diarias, puede ser el Centro de Servicios Compartidos (CSC). El CSC es la concentración de actividades administrativas y transaccionales que dan soporte a toda una organización o a ciertas empresas de un mismo grupo, las cuales normalmente comparten las mismas políticas y procedimientos. Lo anterior, enfocado a una interesante optimización de costos administrativos.

Desarrollo

El eficientar procesos; homologar políticas, sistemas de operación y de información, así como aplicación de los controles, ha dado lugar a que un mayor número de empresas utilicen los CSC. Dichos Centros representan una buena opción para los accionistas al poder establecer un modelo estándar para todas las compañías de un grupo, en especial para las trasnacionales.

Los procesos más comunes que administran los Centros de Servicios compartidos son los siguientes:

Finanzas:

  • Contabilidad general: conciliaciones bancarias, depuración de cuentas, registros sin mayor complejidad y control de transacciones intercompañías
  • Cuentas por pagar: registro de facturas, pagos a proveedores, conciliaciones
  • Activos fijos: registro de altas, bajas y depreciación
  • Cuentas por cobrar: registro de cobranza, facturación y conciliaciones de clientes
  • Gastos de viajes: registro y pago de cuentas de gastos de empleados
  • Recursos Humanos

  • Registros contables de nómina, corridas de pago, administración de empleados
  • Tecnologías de la Información (TI)
  • Actualización de aplicaciones, operación de servidor y redes, soporte técnico, transferencia, protección y seguridad de datos.

Compras:

  • Realización de órdenes de compra, soporte técnico para usuarios y proveedores, así como documentación de contratos

Ventajas

  • Estandarización de los procesos y políticas
  • Reducción de costos
  • Mejora controles internos
  • Creación de una organización encaminada a métricas y estándares, lo que permite el establecimiento de indicadores de desempeño (Key Performance Indicators = KPI´s)
  • Incremento en la calidad del trabajo

Desventajas

  • Al realizarse incorrectamente puede afectar los procesos de más de un centro de negocios
  • Aumento en la rotación de personal (inicial y posteriormente derivado de los indicadores de desempeño)
  • Complejidad al implementar y dar seguimiento a las diversas legislaciones debido a la multi-localidad de negocios.
  • Necesidad de inversión (en infraestructura de instalaciones, capital humano, maquinaria y equipo, tecnología en sistemas, encriptamiento y protección de datos)
  • Resistencia al cambio (puede generar una actitud de trabajo negativa y no querer cambiar o mejorar

Como punto adicional es necesario aclarar que los CSC buscan la creación de valor y reducciones de costos, (no confundir con el Outsourcing que es la subcontración de un tercero en donde se transfieren recursos y responsabilidades).

CONCLUSION

Los modelos de trabajo han evolucionado a lo largo del tiempo, por tal motivo la forma de poder obtener la información de manera más uniforme y a un bajo costo, ha llevado a la implementación de los CSC.

El autor es Erika Karen Flores Gutiérrez, integrante de la Comisión de Auditoría – Sur del Colegio de Contadores Públicos de México