Ventajas de las auditorías integrales de proyectos de inversión

Antecedentes

De acuerdo a la experiencia del autor en empresas industriales y comerciales, muy pocas compañías grandes, incluidas las de la BMV, y menos aún, las pymes, desarrollan a través de sus áreas de Auditoría Interna, o a través de consultores, revisiones integrales de sus proyectos de inversión. Si acaso, solo examinan a medias los concursos de obra y las cotizaciones a constructoras y demás proveedores de materiales y equipo, que los pagos estén aprobados y simplemente soportados con facturas, y en ocasiones, la capitalización de los gastos, equipos y activos del proyecto.

Este tipo de revisiones incompletas no cumplen con los objetivos y ventajas de una auténtica auditoría integral de proyectos, siendo un desperdicio las horas, los sueldos y prestaciones que se le pagan al titular de Auditoría Interna y a sus colaboradores.

En los equipos de Auditoría Interna suele haber solo auditores con cierta experiencia en Contabilidad, Auditoría Externa y en Auditoría Operacional. Es muy difícil que tengan auditores con conocimientos profundos en valuación financiera de proyectos, ni mucho menos ingenieros o arquitectos con experiencia en auditoría para revisar los volúmenes de obra ejecutados.

El Comité de Auditoría dependiente del Consejo y la Dirección General debieran cuestionar el perfil, la preparación y resultados de sus áreas de Auditoría Interna en la revisión de proyectos.
Propuesta y Desarrollo

A continuación, se proponen algunas ideas, entre otras, para llevar a cabo auténticas auditorías integrales y sus ventajas:

1) Revisar que la empresa tenga planeados flujos de efectivos positivos durante la vida del proyecto; parámetros mínimos de autorización y aceptación de proyectos en: su ROI o Tasa de Retorno de la inversión, Valor Presente Neto del Proyecto (VPN), Tasa Interna de Rendimiento (TIR) y Periodo de Recuperación de la Inversión (PRI) y que estos paramentos se cumplan con respecto a las políticas aprobadas por la Dirección General, así como por el Comité de Finanzas y Planeación y el Consejo, en caso de que estos intervengan.

2) Verificar la razonabilidad, bases de cálculo y soporte de los diferentes conceptos que integran el flujo neto de efectivo, así como cuestionar las tasas de descuento aplicadas en las valuaciones financieras de los proyectos, si es que éstas se realizan.

3) Comparar el importe aprobado de los proyectos Vs. el monto final real que costaron dichos proyectos, para asegurarse que existan variaciones razonables, de hasta máximo de un 10 %, o el porcentaje máximo que al respecto establezca el Comité de Finanzas o el Consejo. Un sobregiro fuerte en los proyectos significa varias cosas: que fue mal calculado, falta de visión y conocimiento de las diferentes Direcciones involucradas y que el proyecto será menos rentable al rendimiento esperado cuando estos fueron aprobados. Una variación favorable excesiva, además de significar las dos causas antes citadas en los sobregiros, también origina que la empresa deje de asignar fondos a otros proyectos productivos.

4) Sobre las variaciones favorables y desfavorables mayores del punto anterior, la auditoría técnica debe cuidar que se expliquen oportunamente por escrito y se autoricen por las Direcciones correspondientes, e incluso por el Consejo.

5) Como consecuencia, Auditoría Interna debe cuidar que se preparen y aprueben correcta, completa y oportunamente los Formatos Complementarios de Autorización de Proyectos, cuando se incrementa o disminuye el monto original del proyecto sustancialmente, o se modifica su alcance.

6) Especial atención deberá ponerse en involucrar auditores que sean ingenieros civiles, arquitectos, y/o en su caso, ingenieros de la especialidad correspondiente en un equipo interdisciplinario, para verificar que los contratistas se apeguen a las especificaciones técnicas del proyecto y no facturen volúmenes mayores a los volúmenes físicos de obra realmente ejecutados, autorizados e indicados en los planos, en los documentos denominados como números generadores y demás soportes documentales que forman parte del proyecto técnico aprobado.

Este tipo de pagos de más que suelen presentarse en todas los proyectos industriales, inmobiliarios y comerciales, pueden recuperarse de los contratistas y penalizarse, si están considerados en los contratos, y si son detectadas estas fugas en las auditorías técnicas que merman la rentabilidad de los proyectos.

7) Es conveniente que los contratos con coordinadoras, empresas constructoras, contratistas y proveedores de equipo no sean solo revisados y autorizados por las áreas de proyectos y direcciones operativas involucradas, sino que también se requiera la opinión de abogados expertos en la materia, de auditores expertos en auditoría de proyectos y en consultores en administración de riesgos, que recomienden la preparación de cláusulas, condiciones y penalizaciones para defender los intereses de la empresa.

8) En la auditoría técnica deberá vigilarse se cumplan las condiciones, penalizaciones y precios unitarios establecidos en los contratos y sus anexos y evitar negligencia, abusos de las coordinadoras, contratistas y proveedores, que con frecuencia suelen cobrar conceptos e importes adicionales a los originalmente contratados.

9) Deberá ponerse cuidado en la administración de los concursos de obra, asegurándose que existan políticas y procedimientos completos que cubran tanto el aspecto técnico, así como colocar los contratos y pedidos a la mejor oferta en precio, pero que cumplan con la evaluación técnica establecida.

En experiencia del autor, con frecuencia, se suelen asignar obras sin concurso, así como colocar contratos a ofertantes que no ofrecen las mejores condiciones técnicas ni de precio, sin anotar la justificación correspondiente, para evaluarla, y sin la aprobación por escrito correspondiente a dicha justificación.

10) Para evitar posibles abusos, Auditoría Interna debe también cuidar que se compren los equipos y maquinaria con las características técnicas, capacidades de producción e importes en pesos o dólares originalmente indicados en los formatos de autorización de proyecto (o en sus anexos) y aprobados por las diferentes direcciones, la Dirección General, o incluso el Consejo.

11) La post-evaluación de proyectos de inversión, es otra función formal que casi ninguna empresa grande de la BMV ejecuta, ni tampoco sus correspondientes áreas de Auditoría Interna cuidan se desarrolle, para comparar los resultados reales de los proyectos Vs. los resultados esperados y autorizados en los formatos de autorización de proyectos, en los siguientes conceptos: Ventas, utilidad neta y flujos de efectivo neto descontados trimestrales o anuales.

En caso de ser un proyecto industrial, se debieran post-evaluar datos operativos y técnicos, tales como cantidad de piezas producidas por turno, día, mes, así como consumos de KWH, de gas por unidad producida, por mes, índices de control de calidad, etc. Es necesario vigilar se expliquen y autoricen por escrito por el nivel adecuado las variaciones mayores al 10 % o el porcentaje máximo que el Comité de Finanzas o el Consejo establezcan, según el tipo de proyecto de que se trate.

12) Dependiendo del tamaño e impacto de las variaciones resultantes de la Post-evaluación durante el primer año de operación del proyecto, puede originar que se tenga que volver a calcular el ROI, VPN, TIR y PRI, partiendo de los nuevos flujos de efectivo descontados que debieran recalcularse y revisarse en los años de vida productiva del proyecto.

Conclusiones

En fin, la lista anterior de puntos a desarrollar, podría hacerse más extensa y adecuarla a cada empresa. Lo importante, es sensibilizar a las empresas grandes y a las Pymes de desarrollar esta clase de revisiones técnicas e independientes por parte de sus áreas de Auditoría Interna, siempre y cuando estén capacitadas, o bien, recurrir a firmas o consultores especializados en la materia.

Las ventajas pueden ser numerosas, tales como mejorar el control de sus procesos productivos y administrativos, detectar pagos de más importantes e improcedentes a contratistas, vicios, desviaciones, irregularidades, y áreas que no están funcionando correctamente que pueden hacer menos rentables los proyectos de inversión, e incluso, arrojen pérdidas y flujos de efectivo negativos que pongan en riesgo la continuidad de la empresa o de alguna de sus divisiones.


El autor es Consultor Independiente y miembro de la Comisión de Finanzas y del Sistema Financiero del Colegio de Contadores Públicos de México.

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