El plus que debe generar su área de auditoría interna

Existe el mito en muchas empresas, de que las áreas de servicio no deben aportar a la rentabilidad y productividad del negocio. Afirmación que no tienen sustento para los empresarios modernos y sus Consejos de Administración. Todas las áreas de la empresa, sin excepción, deben contribuir a mejorar los ingresos, reducir y controlar los costos y gastos y a promover la eficiencia operativa y administrativa. El área de auditoría interna no debiera sustraerse a este principio.

Generalmente, en la mayoría de las empresas, el concepto de auditoría interna está dedicada sólo a revisar los inventarios físicos, realizar arqueos de efectivo y cartera de clientes, y a examinar las conciliaciones bancarias, los cuales son conceptos superados y que generalmente duplican el trabajo y el alcance de los procedimientos de auditoría externa.

A continuación, propongo una serie de cuestionamientos a las funciones que su área de auditoría interna realiza, para contribuir con resultados específicos y originales, con el fin de incrementar la rentabilidad, reducir los costos y gastos, en general promover la eficiencia operacional y administrativa de su empresa:

  • ¿Revisa auditoría interna que exista un efectivo y formal Modelo de Administración de Riesgos en todas las áreas productivas y administrativas, que esté completo, actualizado y que promueva cambios para minimizar y controlar las contingencias de tipo físico, financiero, de sistemas, de negocios, estratégico y operativo a que está expuesta su empresa? ¿En caso de no existir este Modelo, ha recomendado su Auditor Interno su implementación? ¿Está efectivamente capacitado su Auditor Interno para desarrollar esta función? ¿Se informa el resultado de esta revisión a su Comité de Auditoría?
  • ¿Verifica su área de Auditoría Interna la existencia formal de los parámetros suficientes para medir la productividad de sus áreas productivas y administrativas? ¿También, confirma que se investiguen formalmente las variaciones negativas mayores al 10 % y las implicaciones correspondientes? ¿Está efectivamente capacitado su Auditor Interno para desarrollar esta función?
  • En caso de tener unidades operativas en su empresa, ¿Ha implementado su área de Auditoría Interna cuestionarios de evaluación a la eficiencia operativa de dichas unidades, asignando una calificación en cada revisión, a través de un sistema establecido a su desempeño, con base a un procedimiento convenido con el área de Operaciones? ¿Se preparan estadísticas para comparar las calificaciones de las unidades evaluadas?
  • ¿Está actualizado su auditor Interno en materia de avance tecnológico y de sistemas, como para revisar los cambios que se generan en su empresa? En los casos de cambios de sistemas integrales de control e información, ¿participa su área de Auditoría Interna en la revisión de dichos cambios?
  • ¿Emplea habitualmente su área de Auditoría Interna, sistemas conocidos como “Interrogadores de Bases de Datos” para analizar y “barrer” al 100 % la información contenida en los sistemas para extraer e identificar con facilidad desviaciones, errores, pagos duplicados de facturas o folios de entrada al almacén, descuentos duplicados a clientes, niveles de inventarios inusuales, todos ellos fuera de parámetros normales? ¿Se cuantifica su resultado? ¿Está capacitado su Auditor Interno y su equipo de trabajo para realizar esta función?
  • ¿Revisa su Auditor Interno periódicamente a través del sistema, que se actualicen y recalculen los niveles de los puntos de reorden, cuando se requiere, para resurtir las existencias de materias primas, material de empaque y productos terminados, para evitar sobre inventarios?
  • Cuando existen contratos de suministro de materias primas, material de empaque y/o de producto terminado (según sea el caso de su empresa), verifica su área de Auditoría Interna que se le apliquen oportuna y correctamente las penalizaciones convenidas en los contratos a los proveedores que no surten totalmente y en las fechas prometidas? ¿Verifica su área de Auditoría Interna, se haya calculado que se haya revisado el costo de oportunidad e impacto financiero por la falta de surtimiento de estos inventarios? ¿Está efectivamente capacitado su Auditor Interno para desarrollar esta función?
  • Cuando existen proyectos de inversión, ¿Verifica su Auditor Interno o a través de colaboradores calificados técnicamente, que los volúmenes de obra facturados sean iguales a los físicamente instalados, ejecutados o construidos? ¿Reporta los pagos de más efectuados a los contratistas y proveedores para su recuperación? ¿Está efectivamente capacitado su Auditor Interno para desarrollar esta función?
  • ¿Cuándo existen inversiones o adquisiciones de nuevas empresas, ¿participa su área de Auditoría Interna en la evaluación y determinación de los diferentes riesgos de la empresa que se está evaluando, para decidir si se compra o no, incluyendo la revisión de los márgenes que afirma tener la empresa vendedora? ¿Reporta sus resultados al respecto formalmente y son evaluados por la Dirección General? ¿Está efectivamente capacitado su Auditor Interno para desarrollar esta función?
  • ¿Participa activamente con aportaciones originales su Director de Auditoría en las sesiones de Comité de Auditoría integrada por consejeros?

En fin, la lista anterior de las funciones productivas y con valor agregado propuestas que debiera aportar Auditoría Interna puede ampliarse a otros ejemplos y cuestionamientos aplicables a su empresa. Lo importante, es que la Dirección General de las empresas y sus Comités de Auditoría se aseguren que cuentan con un Auditor Interno o Director de esta función debidamente capacitado, con iniciativa, carácter, resultados comprobados y con visión de negocios, para que contribuya a no solo mejorar el control interno, sino también a identificar auténticas áreas de oportunidad y a mejorar los niveles actuales de rentabilidad, productividad, eficiencia y de reducción de costos y gastos.

El autor es Consultor Independiente y miembro de la Comisión de Finanzas y del Sistema Financiero del Colegio de Contadores Públicos de México.
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