Costos implícitos en los viajes de negocios

Es común que dentro de las empresas no tomar en cuenta una serie de gastos implícitos en la compra de sus viajes de negocios que individualmente pueden ser poco significativos, pero que al final del año pueden tener un peso importante en el gasto global en viajes de la empresa por viajero.

Boletos de avión

Alteraciones de precios debidas a aumentos del carburante, cargos por sobre-equipaje (sobre todo con compañías low-cost) o impuestos sobre comidas especiales son gastos secundarios muy comunes. Parece increíble pero las grandes empresas suelen perder mucho dinero en boletos no utilizados o cambiados de fecha.

Consejos para el Travel Manager

*Identifica a los viajeros de tu empresa que suelen quedar por muchos días afuera y procura orientar sus compras hacia boletos de compañías tradicionales, que aparte garantizar un mayor confort, les permiten llevar un equipaje pesado. El sobre precio por exceso de equipaje puede salir más caro que adquirir un pasaje de avión que incluya una o dos maletas de 25 kg.
*Si experimentas muchos cambios de fechas y pérdida de vuelos, lo que puedes hacer para ciertos destinos o categorías de viajeros es adquirir solamente pasajes con tarifas reembolsables y con fecha modificable. Sale más caro de entrada pero puede significar mucho ahorro para las empresas que experimentan muchos casos de boletos perdidos.

Hoteles

Otros gastos secundarios frecuentes son los impuestos aplicados a las reservas de hotel. Muchas veces las agencias de viaje online muestran tarifas sin IVA o sin tasa de hospedaje, los que tienen que ser pagados directamente en el hotel al momento del check-in.

Por otro lado hay el estacionamiento privado; el uso de instalaciones como el gimnasio, los servicios de tintorería, el wi-fi en la habitación hay hoteles que lo ofrecen gratis sólo en los espacios públicos) y el costo de llamadas telefónicas internacionales (sobre todo si el internet es de mala calidad o está fuera de servicio).

Si a eso le sumamos también los posibles upgrades fees por cambio de habitación, o las cancelaciones que pueden pasar en caso de pérdida de vuelo o conexión, el monto de gastos secundarios en cuanto a alojamiento puede elevarse significativamente y representar una cifra importante al final del año.

Consejos para el Travel Manager

Haz que tus empleados reserven hoteles que tengan tarifas con impuestos incluidos. En México los impuestos elevan de un 19% en promedio el costo de una habitación por noche.
*Todos los viajeros que planeen moverse en coche deberían de conseguir hoteles con estacionamiento privado incluido en la tarifa del Hotel. Las pensiones privadas de autos suelen ser muchos más caras si el coche queda estacionado mucho tiempo.
*Otro servicio básico para un viajero de negocios es el internet de alta velocidad. Recomendamos que su política sea de escoger solo tarifas con wi-fi incluido en la habitación. De esa manera, podrán ahorrar también en teléfono y roaming internacional.

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Renta de carros

Muchas empresas tienen acuerdos de tarifas preferenciales con rentadoras de coches válidos a nivel global. Sin embargo, el gasto relacionado con la renta de un coche a veces termina siendo más alto que el precio pactado al momento de la entrega del auto debido a las penalizaciones por regresar el tanque vacío, a suplementos por seguros adicionales no incluidos en el acuerdo corporativo; o al sobreprecio por escoger un coche con GPS.

Consejos para el Travel Manager

Revisa el acuerdo corporativo con la rentadora de coches y analiza la posibilidad de negociar uno que incluya todos los seguros y la presencia de GPSs en todos los vehículos sujetos a tal acuerdo.
*Regresar un coche rentado con tanque vacío significa pagar una penalidad correspondiente al doble del valor comercial de la gasolina por cada litro no regresado. Podrías ver si hay tarifas que permiten pagar con adelantado la gasolina consumida e incluirlas en el convenio corporativo con la rentadora.

Consejo para el viajero:

*No esperes la fecha de corte de tu tarjeta de crédito: si das como garantía tu tarjeta de crédito personal o la de la empresa, te recomendamos cargar el pago de la renta del auto con la misma tarjeta, para que puedan liberarte la garantía; o bien pedir que te hagan un cargo de 1 MXN o 1 USD para reducir el tiempo de espera y no tener que esperar el corte para poder disponer de ese dinero en tu tarjeta de crédito.

Si quieres saber más sobre la deducibilidad de los gastos en los viajes de negocios a efectos de la reforma fiscal 2014, te podrá interesar: Gastos de Viaje Deducibles de Impuesto 2014

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@angiecois
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APR

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