El Gobierno de Tecnología de la Información 2ª parte

Los sistemas de información son una herramienta para que el trabajo de compilación y estructuración de la información se lleve a cabo de una manera automática, sin depender del procesamiento de esa información, evitando así el error humano. Sin embargo, la verdad es que los procesos automatizados en sistemas de información son parte integral de la organización y la forma de operar de la entidad que lo detenta.

La inversión que hacen las empresas en los sistemas de información, normalmente es muy alta y tiene un peso muy importante en las finanzas de la empresa, por ello, los encargados del gobierno corporativo quieren resultados de ahorro casi inmediato, y se vuelven impacientes cuando las cosas no se dan de acuerdo con las expectativas.

Lo anterior sirve de preámbulo a la función de un cuerpo al más alto nivel de las empresas y cualquier otra entidad, que debe estar encargada de que los sistemas de información de la empresas funcionen de manera adecuada y arrojen los resultados que se espera tener.

Los administradores de las empresas, sean estos dueños o un consejo de administración, deben allegarse de las herramientas y asesorías necesarias para asegurar que los sistemas cumplen con sus expectativas. A esto le llamamos gobierno de tecnología de información.

Este grupo de personas debe asegurarse de que a la hora de invertir y operar los sistemas de las empresas, se están tomando las medidas necesarias para asegurarse que los sistemas no solamente proporcionan información clara y oportuna para la operación de la empresa, sino que además generar ahorros e información para incrementar la productividad de la misma.

Las tareas generales de un cuerpo de esta naturaleza son:

  1. Verificar que los encargados y el personal del área de sistemas tienen los más altos estándares de preparación, actualización y capacidad técnica y operativa; calificar que los perfiles de puestos, descripciones de actividades y responsabilidades sean los adecuados.
  2. Verificar que las políticas aplicables al área y a las tareas que está lleva a cabo, estén en conformidad con los más altos estándares aplicables a nivel mundial.
  3. Verificar que todos los procedimientos del área estén en conformidad con las mejores prácticas a nivel mundial.
  4. Evaluar los proyectos de adquisición y/o desarrollo de sistemas que el área correspondiente presente a autorización.
  5. Detectar áreas de oportunidad en la empresa para mejorar los procesos y así proponer al área de sistemas las acciones correspondientes.
  6. Vigilar el estricto apego a los planes autorizados para el área de sistemas, así como a los presupuestos correspondientes.
  7. Vigilar que en los proyectos de adquisición de sistemas, se cumplan con los requisitos legales y operativos, así mismo que haya una adecuada interacción entre el área de sistemas, operativas que resulten afectada, de adquisiciones, la legal y la financiera.
  8. Participar en la evaluación de los proveedores de sistemas, cuando los costos relacionados superen una cantidad predeterminada por el consejo de administración.

Esta no es una lista total de las funciones de un cuerpo de gobierno de TI, ya que algunos asuntos pueden ser específicos para cada área.