El problema de la administración: sobre el tamaño

Una de las obligaciones de los equipos de dirección de las empresas y organizaciones es procurar que ésta tenga los recursos suficientes para operar con un nivel determinado de eficiencia y productividad, es decir que la carga de estos recursos no provoque que la organización funcione mal o deje de funcionar.

Hoy en día, el ajuste de productividad en las empresas es una constante. Las empresas y organizaciones compiten con organizaciones que están en todo el mundo, así competimos con la que está enfrente de nuestro negocio y con la que está en Corea, China o Tailandia, por mencionar algunos. El comentario siempre ha sido que compiten de manera desleal con precios reducidos o costos subsidiados de una manera u otra. Lo cierto es que son empresas lucrativas y nadie hace negocios en los que se pierda, sin embargo, tienen estructura, lineamientos y estrategia bien definidas.

En términos de muchas empresas en nuestro país, la carga de costos las ha deteriorado haciéndolas que reduzcan sus márgenes y en algunos casos, tener que cerrar esos negocios.

La estructura de las empresas no puede ser tan pequeña que impida no solo la ejecución de sus operaciones, sino que además llevar a cabo sus estrategias. Por el contrario, no debe tener una estructura tan grande que impida la comunicación y supervisión apropiadas de sus operaciones que la haga caer en la inactividad.

La determinación de la suficiencia de los recursos de una entidad dependerá de los planes y estrategias que ésta haya definido y que debe dar suficiente impulso para operar al nivel presente de las organizaciones y tener recursos suficientes para crecer.

La empresa pequeña necesita una administración tan o más organizada que una grande. No puede darse el lujo del desperdicio de recursos, por lo que necesita de organización y sistemas muy eficientes. Sus políticas y procedimientos deben ser pocos y bien dirigidos pero suficientes.

El nivel de estrategia que necesita una empresa pequeña está definido en función al lugar que quiere tener en el ambiente que la rodea, es decir que tiene que encontrar su nicho de mercado. El producto o servicio que ofrezca está dirigido a satisfacer una necesidad específica de sus clientes potenciales. La gran proporción de empresas pequeñas, falla en su primer año de operación, derivado fundamentalmente de una falta de estrategia que le permita aprovechar al máximo los recursos con que cuenta.

Los recursos de una empresa pequeña son limitados, principalmente formados de personas muy eficientes. Por lo anterior, se requiere de una concentración de labores bien definida.

Es necesario que la pequeña empresa organice y estructure las labores de la dirección. Normalmente estas labores incluirán responsabilidades funcionales, pero además deben incluir actividades fundamentales que son necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa. Preguntas como: “¿en que es realmente eficaz el director general? ¿Qué puede hacer mejor que los demás integrantes de la empresa? de las anteriores ¿Cuáles son fundamentales y esenciales para la supervivencia y éxito de la empresa? y por último, ¿Cuáles entre las actividades fundamentales deben asignarse al director general?” .

En la determinación del tamaño de la organización en una empresa pequeña, se deben determinar todas las tareas administrativas y operativas estrictamente necesarias y distribuirlas de tal manera que proporcionen información y control adecuado sobre las mismas. Para las tareas no fundamentales, una buena alternativa es la tercerización o “outsourcing” delas mismas.