El problema de la administración: asignación de tareas

Una de las principales labores de la administración de una entidad es administrar el trabajo de los demás para efectos de cumplir con los objetivos de la empresa. Para esto tiene que definir todas las tareas independientes que llevarán a cumplir con los objetivos de la administración.

Lo anterior implica asignar, junto con el trabajo, las responsabilidades que debe asumir cada persona relativa a las tareas asignadas, las cuales deben tener la posibilidad de ser realizadas.

Así mismo, las tareas deben ser estudiadas y medidas antes de ser asignadas, con objeto de no exigir el cumplimiento de responsabilidades a las personas que no tienen los elementos necesarios para ejecutar sus tareas. Por lo tanto las tareas deben ser descritas, medidas, determinado las normas que debe cumplir y los controles de verificación de su cumplimiento. De no tener estos requisitos, se incurre en la incompetencia de la administración.

Adicionalmente debe haber información suficiente para ejecutar las tareas asignadas, y así mismo la propia ejecución debe arrojar información respecto de sus resultados, con objeto de corregir y mejorar los procesos. Por lo cual la información es esencial en el proceso productivo y forma parte de un círculo virtuoso de aprendizaje y de mejora de desempeño.

El autocontrol es otro elemento de la efectividad en la ejecución de las tareas. Para que esto funcione, se debe suministrar al individuo información oportuna, pertinente y operativa respecto del desempeño de sus tareas. La pertinencia y relevancia de la información son esenciales, un exceso de información, generará distractores al desempeño en la ejecución de las tareas. Por otro lado la información insuficiente, generará incertidumbre en la ejecución y por lo tanto una baja en el desempeño.

Como ya mencionamos, el aprendizaje es una parte necesaria del proceso productivo en la ejecución de tareas. El aprendizaje debe ser permanente. El individuo debe aprender durante la ejecución de sus tareas asignadas con objeto de corregir errores y mejorar el desempeño, pero también debe recibir instrucción adicional permanente, esto con objeto de que adquiera nuevas aptitudes y se mantenga actualizado en las mejores prácticas emergentes para la realización de sus tareas.

La instrucción además rompe la dinámica de resistencia a la innovación y la obsolescencia del individuo. En términos de recursos humanos se habla siempre de la retención del talento, pero el administrador efectivo debe crear y desarrollar el talento en la organización.

Para efectos de una asignación adecuada de tareas entre los individuos que integran una organización, debe haber una planeación adecuada del trabajo y por lo tanto de la asignación de tareas. Esto es responsabilidad de la administración, no del empleado. Se debe considerar en el plan de trabajo, todos los recursos necesarios para su ejecución, y considerar al individuo como un recurso que debe estar integrado a las funciones y procesos necesarios para alcanzar los objetivos de la organización. Se deba considerar la coordinación entre diversas tareas y los individuos involucrados y la compatibilidad de las tareas asignadas a cada persona.

El autor es socio director de PKF México